Hướng dẫn excel nhập môn
Excel là một ứng dụng mạnh mẽ – nhưng nó cũng có thể rất đáng sợ.
Đó là lý do tại sao chúng tôi đã tập hợp hướng dẫn cho người mới bắt đầu này để bắt đầu với Excel.
Nó sẽ đưa bạn ngay từ đầu (mở bảng tính), thông qua việc nhập và làm việc với dữ liệu, và kết thúc với việc lưu và chia sẻ.
Đó là mọi thứ bạn cần biết để bắt đầu với Excel.
Các bài viết liên quan:
Mở bảng tính
Khi bạn mở Excel lần đầu (bằng cách nhấp đúp vào biểu tượng hoặc chọn nó từ menu Bắt đầu), ứng dụng sẽ hỏi bạn muốn làm gì.
Nếu bạn muốn mở một bảng tính mới, hãy bấm vào Sổ làm việc trống.
Để mở một bảng tính hiện có (như sổ làm việc mẫu mà bạn vừa tải xuống), hãy nhấp vào Mở Sổ làm việc Khác ở góc dưới bên trái, sau đó nhấp vào Duyệt ở phía bên trái của cửa sổ kết quả.
Sau đó, sử dụng trình khám phá tệp để tìm sổ làm việc bạn đang tìm kiếm, chọn nó và nhấp vào Mở.
Làm việc với Ribbon
Ribbon là bảng điều khiển trung tâm của Excel. Bạn có thể thực hiện mọi thứ bạn cần trực tiếp từ Ribbon.
Công cụ mạnh mẽ này ở đâu? Ở đầu cửa sổ:
Có một số tab, bao gồm Home, Insert, Data, Review, và một số tab khác. Mỗi tab chứa các nút khác nhau.
Hãy thử nhấp vào một vài tab khác nhau để xem các nút nào xuất hiện bên dưới chúng.
Ngoài ra còn có một thanh tìm kiếm rất hữu ích trong Ribbon. Nó nói cho tôi biết bạn muốn làm gì. Chỉ cần nhập những gì bạn đang tìm kiếm và Excel sẽ giúp bạn tìm thấy nó.
Hầu hết thời gian, bạn sẽ ở trong tab Home của ribbon. Nhưng Công thức và Dữ liệu cũng rất hữu ích (chúng ta sẽ nói về công thức ngay sau đây).
Mẹo chuyên nghiệp: Các phần ruy-băng
Ngoài các tab, Ribbon còn có một số phần nhỏ hơn. Và khi bạn đang tìm kiếm một cái gì đó cụ thể, những phần đó có thể giúp bạn tìm thấy nó.
Ví dụ: nếu bạn đang tìm kiếm các tùy chọn sắp xếp và lọc, bạn không muốn di chuột qua hàng chục nút để tìm hiểu xem chúng làm gì.
Thay vào đó, hãy đọc lướt qua các tên phần cho đến khi bạn tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm:
Quản lý trang tính của bạn
Như chúng ta đã thấy, sổ làm việc có thể chứa nhiều trang tính.
Bạn có thể quản lý các trang tính đó bằng các tab trang tính ở gần cuối màn hình. Bấm vào một tab để mở trang tính cụ thể đó.
Nếu bạn đang sử dụng sổ làm việc mẫu của chúng tôi, bạn sẽ thấy hai trang tính, được gọi là Chào mừng và Cảm ơn:
Để thêm một trang tính mới, hãy nhấp vào nút + (dấu cộng) ở cuối danh sách trang tính.
Bạn cũng có thể sắp xếp lại thứ tự các trang tính trong sổ làm việc của mình bằng cách kéo chúng đến một vị trí mới.
Và nếu bạn nhấp chuột phải vào tab trang tính, bạn sẽ nhận được một số tùy chọn:
Hiện tại, đừng lo lắng quá nhiều về các tùy chọn này. Đổi tên và xóa rất hữu ích, nhưng phần còn lại không cần bạn quan tâm.
Nhập dữ liệu
Bây giờ đã đến lúc nhập một số dữ liệu!
Và mặc dù nhập dữ liệu là một trong những điều trọng tâm và quan trọng nhất bạn có thể làm trong Excel, nhưng việc này hầu như không tốn nhiều công sức.
Chỉ cần nhấp vào một ô trống và bắt đầu nhập.
Hãy tiếp tục, hãy thử nó! Nhập tên, ngày sinh và số yêu thích của bạn vào một số ô trống.
Bạn cũng có thể sao chép dữ liệu từ các chương trình khác vào Excel.
Hãy thử sao chép danh sách các số này và dán vào trang tính của bạn:
- 17
- 24
- 9
- 00
- 3
- 12
Tính toán cơ bản
Bây giờ chúng ta đã biết cách đưa một số dữ liệu cơ bản vào bảng tính của mình, chúng ta sẽ thực hiện một số việc với nó.
Chạy các phép tính cơ bản trong Excel thật dễ dàng. Đầu tiên, chúng ta sẽ xem xét cách cộng hai số.
Quan trọng: bắt đầu tính toán bằng = (bằng)
Khi bạn đang chạy một phép tính (hoặc một công thức mà chúng ta sẽ thảo luận tiếp theo), điều đầu tiên bạn cần nhập là một dấu bằng. Điều này cho biết Excel đã sẵn sàng để chạy một số loại tính toán.
Vì vậy, khi bạn nhìn thấy một cái gì đó như = MEDIAN (A2: A51), hãy đảm bảo bạn nhập chính xác nó — bao gồm cả dấu bằng.
Hãy thêm 3 và 4. Nhập công thức sau vào ô trống:
= 3 + 4
Sau đó nhấn Enter.
Khi bạn nhấn Enter, Excel sẽ đánh giá phương trình của bạn và hiển thị kết quả, 7.
Nhưng nếu bạn nhìn trên thanh công thức, bạn sẽ vẫn thấy công thức ban đầu.
Đó là một điều hữu ích cần ghi nhớ, trong trường hợp bạn quên những gì bạn đã nhập ban đầu.
Bạn cũng có thể chỉnh sửa một ô trong thanh công thức. Nhấp vào bất kỳ ô nào, sau đó nhấp vào thanh công thức và bắt đầu nhập.
Thực hiện các phép trừ, nhân và chia cũng dễ dàng như vậy. Hãy thử các công thức sau:
- = 4-6
- = 2 * 5
- = -10 / 3
Những gì chúng ta sẽ đề cập tiếp theo là một trong những điều quan trọng nhất trong Excel. Chúng tôi đang cung cấp cho nó một cái nhìn tổng quan rất cơ bản ở đây, nhưng vui lòng đọc bài đăng của chúng tôi về tham chiếu ô để biết chi tiết.
Bây giờ chúng ta hãy thử một cái gì đó khác nhau. Mở trang tính đầu tiên trong sổ làm việc mẫu, bấm vào ô C1 và nhập như sau:
= A1 + B1
Nhấn Enter.
Bạn sẽ nhận được 82, tổng các số trong ô A1 và B1.
Bây giờ, hãy thay đổi một trong các số trong A1 hoặc B1 và xem điều gì sẽ xảy ra:
Bởi vì bạn đang thêm A1 và B1, Excel sẽ tự động cập nhật tổng số khi bạn thay đổi giá trị ở một trong các ô đó.
Hãy thử thực hiện các kiểu số học khác nhau trên các số khác trong cột A và B bằng phương pháp này.
Mở khóa sức mạnh của các chức năng
Sức mạnh lớn nhất của Excel nằm ở các hàm. Chúng cho phép bạn chạy các phép tính phức tạp với một vài lần nhấn phím.
Chúng tôi sẽ hầu như không làm xước bề mặt của các chức năng ở đây. Hãy xem các bài đăng trên blog khác của chúng tôi để xem một số điều tuyệt vời mà bạn có thể làm với các chức năng!
Nhiều công thức lấy các bộ số và cung cấp cho bạn thông tin về chúng.
Ví dụ, hàm AVERAGE cung cấp cho bạn giá trị trung bình của một bộ số. Hãy thử sử dụng nó.
Nhấp vào một ô trống và nhập công thức sau:
= AVERAGE (A1: A4)
Sau đó nhấn Enter.
Số kết quả, 0,25, là giá trị trung bình của các số trong các ô A1, A2, A3 và A4.
Ký hiệu phạm vi ô
Trong công thức trên, chúng tôi đã sử dụng “A1: A4” để yêu cầu Excel xem xét tất cả các ô giữa A1 và A4, bao gồm cả hai ô đó. Bạn có thể đọc nó là “A1 đến A4”.
Bạn cũng có thể sử dụng điều này để bao gồm các số trong các cột khác nhau. “A5: C7” bao gồm A5, A6, A7, B5, B6, B7, C5, C6 và C7.
Ngoài ra còn có các chức năng hoạt động trên văn bản.
Hãy thử chức năng CONCATENATE!
Nhấp vào ô C5 và nhập công thức này:
= CONCATENATE (A5, ”“, B5)
Sau đó nhấn Enter.
Làm sao chuyện này lại xảy ra? CONCATENATE lấy các ô có văn bản trong đó và ghép chúng lại với nhau.
Chúng tôi đặt nội dung của A5 và B5 lại với nhau.
Hãy nhớ rằng bạn có thể kết hợp các tham chiếu ô (như “A5 ″) và các giá trị đã nhập (như” “) trong công thức.
Excel có hàng tá chức năng hữu ích. Để tìm hàm sẽ giải quyết một vấn đề cụ thể, hãy chuyển đến tab Công thức và nhấp vào một trong các biểu tượng:
Cuộn qua danh sách các chức năng khả dụng và chọn một chức năng bạn muốn (bạn có thể phải xem xét một lúc).
Sau đó, Excel sẽ giúp bạn có được những con số phù hợp ở đúng vị trí:
Nếu bạn bắt đầu nhập một công thức, bắt đầu bằng dấu bằng, Excel sẽ giúp bạn bằng cách hiển thị cho bạn một số hàm khả thi mà bạn có thể đang tìm kiếm:
Và cuối cùng, khi bạn đã nhập tên của một công thức và dấu ngoặc đơn mở, Excel sẽ cho bạn biết những đối số nào cần đi đến:
Nếu bạn chưa bao giờ sử dụng một hàm trước đây, có thể khó hiểu lời nhắc của Excel. Nhưng một khi bạn có thêm kinh nghiệm, điều đó sẽ trở nên rõ ràng.
Đây là một bản xem trước nhỏ về cách các chức năng hoạt động và những gì chúng có thể làm. Nó sẽ đủ để bạn bắt đầu những công việc cần hoàn thành ngay lập tức.
Lưu và chia sẻ công việc của bạn
Sau khi hoàn thành một loạt công việc với bảng tính của mình, bạn sẽ muốn lưu các thay đổi của mình.
Nhấn Ctrl + S để lưu. Nếu bạn chưa lưu bảng tính của mình, bạn sẽ được hỏi bạn muốn lưu nó ở đâu và bạn muốn gọi nó là gì.
Bạn cũng có thể nhấp vào nút Lưu trong Thanh công cụ Truy cập Nhanh:
Bạn nên tập thói quen tiết kiệm thường xuyên. Cố gắng khôi phục các thay đổi chưa được lưu là một điều khó khăn!
Cách dễ nhất để chia sẻ bảng tính của bạn là qua OneDrive.
Nhấp vào nút Chia sẻ ở góc trên cùng bên phải của cửa sổ và Excel sẽ hướng dẫn bạn cách chia sẻ tài liệu của mình.
Bạn cũng có thể lưu tài liệu của mình và gửi qua email hoặc sử dụng bất kỳ dịch vụ đám mây nào khác để chia sẻ tài liệu đó với người khác.
Kết luận
Excel có thể đáng sợ, nhưng khi bạn đã nắm được kiến thức cơ bản, bạn sẽ dễ dàng tìm hiểu các hàm nâng cao hơn.
Bạn có hứng thú và muốn tìm hiểu thêm?
Sau đó, hãy đăng ký khóa đào tạo miễn phí của chúng tôi ngay bây giờ (nó hoàn hảo cho người mới bắt đầu).
