Google Form: hướng dẫn chi tiết

Google Form: hướng dẫn chi tiết

Cho dù bạn đang thu thập phản hồi của khách hàng hay đơn xin việc, google Biểu mẫu(google form) chắc chắn là một trong những công cụ biểu mẫu miễn phí tốt nhất theo ý của bạn.

google Biểu mẫu(google form) tích hợp hoàn toàn với các sản phẩm khác của Google, chẳng hạn như Trang tính, cho phép bạn hiểu tất cả dữ liệu mà bạn thu thập. Ngoài ra, nó hoạt động tốt với các nền tảng khác như YouTube, cho phép bạn tải video lên mà không cần rời khỏi công cụ.

Điền vào một biểu mẫu trống cho một cuộc khảo sát, thường là để yêu cầu một cái gì đó, để đưa ra tuyên bố, đơn đặt hàng, hoặc thậm chí là khiếu nại, là một hoạt động phổ biến trong cuộc sống của mọi người. Mặc dù vẫn được sử dụng nhưng biểu mẫu giấy đã phát triển thành phiên bản trực tuyến, bạn có thể tạo bằng phần mềm như google Biểu mẫu(google form), ứng dụng quản lý khảo sát từ G Suite, cho phép bạn tạo biểu mẫu và bảng câu hỏi trong vòng vài phút.

google Biểu mẫu(google form) được bao gồm trong gói G Suite Office, Google  Tài liệu , Google Trang tính và Google Trang trình bày . Cũng như tất cả các ứng dụng này, Biểu mẫu được truy cập trên trình duyệt của bạn. Nó đơn giản để sử dụng và có các tính năng cộng tác.

Các bài viết liên quan:

Tìm hiểu thêm về tất cả các tính năng của google Biểu mẫu(google form), khám phá các công cụ ẩn của nó cũng như các mẹo và thủ thuật để sử dụng tốt nhất công cụ này.

google Biểu mẫu(google form) là gì và tại sao sử dụng nó?

Google Form: hướng dẫn chi tiết

google Biểu mẫu(google form) là một phần mềm khảo sát và câu hỏi dựa trên đám mây. Điều này có nghĩa là bạn có thể tạo tất cả các biểu mẫu trực tuyến trong trình duyệt của mình. Nó được ra mắt vào năm 2008 dưới dạng tích hợp đơn giản với Google Trang tính. Trong phiên bản này, bạn phải sử dụng ba trang tính khác nhau: một trang để thêm biểu mẫu, một để định dạng và một trang khác để xem phản hồi mà nó nhận được. Sau đó vào năm 2016, Biểu mẫu đã trở thành một ứng dụng độc lập với nhiều tính năng nâng cao hơn.

Giờ đây, bạn có thể tạo và quản lý dữ liệu nhận được từ các biểu mẫu trực tiếp trên ứng dụng độc lập của Google mà không cần sử dụng Google Trang tính như trước đây.

Biểu mẫu có nhiều đặc điểm chung với các ứng dụng Google Workspace Office khác, chẳng hạn như cộng tác và cá nhân hóa trong thời gian thực. Chúng ta hãy xem xét các tính năng này.

Tất cả các biểu mẫu của bạn trực tuyến

Vì google Biểu mẫu(google form) là một ứng dụng đám mây, bạn không cần phải cài đặt nó trên máy tính của mình. Nó cung cấp cho bạn tính di động trong việc chỉnh sửa và quản lý biểu mẫu của bạn từ mọi thiết bị, mọi nơi và bất cứ khi nào bạn cần. Bạn cần có Internet để truy cập nó trong trình duyệt của mình.

Vì nhiều máy tính ngày nay không có nhiều dung lượng lưu trữ, các giải pháp như Biểu mẫu có thể có lợi. Thứ nhất, vì bạn sẽ không sử dụng dung lượng trên Ổ cứng của mình với một phần mềm nữa và sẽ không sử dụng thêm bất kỳ phần trăm bộ nhớ nào trong khi sử dụng. Vì tất cả các tệp của bạn sẽ an toàn và ổn định trên đám mây, bạn không cần phải có tất cả tài liệu trên máy tính trong tài khoản Google Drive của mình.

Tiết kiệm thời gian với các mẫu

Khi bạn không có nhiều thời gian để lấy một biểu mẫu trống và cá nhân hóa nó, bạn có thể sử dụng các mẫu. Đầu tiên, hãy truy cập https://docs.google.com/forms/ và ở đầu trang, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn trong phần “Bắt đầu một biểu mẫu mới”. Tiếp theo, nhấp vào liên kết “Thư viện mẫu” để kiểm tra tất cả các mẫu có sẵn. Sau đó, sẽ có hai tab nếu bạn là người dùng G Suite. Trên tab Chung, các mô hình sẽ được chia thành các danh mục:

  • Công việc: Đơn xin việc, Yêu cầu làm việc, Yêu cầu hết thời gian, Phản hồi của khách hàng, và những thứ khác;
  • Cá nhân: Thông tin liên hệ, RSVP, Đăng ký sự kiện và hơn thế nữa;
  • Giáo dục: Đánh giá, Bảng tính, Đánh giá khóa học, và cũng có thể tùy chọn để xây dựng một bài kiểm tra mới.

Hãy nhớ rằng bạn cũng có thể tạo các mẫu của mình trong khi tạo các mẫu mới. Họ sẽ ở trên tab với tên miền của bạn.

Tự động lưu 

Nếu máy tính của bạn bị tắt bởi bất kỳ động cơ nào hoặc nếu Internet bị gián đoạn, biểu mẫu của bạn sẽ an toàn và ổn định trong bộ nhớ đám mây của bạn và với phiên bản mới nhất bạn đã chỉnh sửa. Vì vậy, mỗi khi bạn viết xong một biểu mẫu, google Biểu mẫu(google form) sẽ tự động lưu biểu mẫu đó. Nó có nghĩa là không có nút “Lưu tệp” mà bạn cần phải nhớ để nhấn mỗi lần một lần.

Khám phá google Biểu mẫu(google form)

Khi bạn chọn tạo biểu mẫu Google mới hoặc chỉnh sửa mẫu, trình chỉnh sửa màn hình sẽ xuất hiện. Nó có một bố cục đơn giản, dễ hiểu và bạn sẽ có thể bắt đầu sử dụng nó mà không gặp khó khăn gì. Sau đó, bạn sẽ thấy biểu mẫu ở giữa màn hình, với tiêu đề được đặt trước là “Biểu mẫu không có tiêu đề” và ngay dưới mô tả. Bên cạnh đó, hãy chú ý rằng phía trên tiêu đề, có hai tab:

  • Bạn đã có trong “Câu hỏi”, nơi bạn sẽ xây dựng biểu mẫu của mình;
  • Và tab “Câu trả lời”, nơi bạn có thể xem các câu trả lời mà biểu mẫu Google của bạn sẽ nhận được.
Google Form: hướng dẫn chi tiết

Có một thanh công cụ ở phía bên phải của biểu mẫu, nơi bạn có thể đặt các trường biểu mẫu mới. Các biểu tượng dấu cộng cho phép bạn thêm các trường mới cho các câu hỏi trong biểu mẫu. Biểu tượng thứ hai đại diện cho một trang tính có mũi tên cho phép bạn nhập câu hỏi từ các biểu mẫu hiện có khác. Biểu tượng “Tt” thêm một tiêu đề và mô tả biểu mẫu khác vào biểu mẫu của bạn, điều này rất hữu ích khi bạn muốn tách chúng thành các phần biểu mẫu khác nhau với các chủ đề riêng biệt. Bạn cũng có thể thêm hình ảnh vào biểu mẫu của mình bằng cách nhấp vào biểu tượng hình ảnh hoặc thậm chí là video có biểu tượng phát. Ngoài ra, biểu tượng hai thanh căn chỉnh cho phép bạn tạo một phần trong biểu mẫu Google của mình.

Bây giờ, trên menu trên cùng bên phải, bạn sẽ tìm thấy các biểu tượng sau với các chức năng tương ứng của chúng:

Google Form: hướng dẫn chi tiết
  • Tùy chỉnh Chủ đề: thay đổi chủ đề và màu nền, thêm hình ảnh trên tiêu đề, thay đổi kiểu phông chữ;
  • Xem trước: Xem biểu mẫu Google của bạn trông như thế nào với các phiên bản hiện tại;
  • Cài đặt: Kiểm soát cách biểu mẫu của bạn sẽ hoạt động, thiết lập một bài kiểm tra và cách biểu mẫu sẽ được trình bày;
Google Form: hướng dẫn chi tiết
  • Gửi: mở cửa sổ bật lên với các tùy chọn để chia sẻ biểu mẫu Google;

Có các tùy chọn bổ sung trên biểu tượng ba chấm, chẳng hạn như Hoàn tác hành động, tạo bản sao của kho lưu trữ, gửi nó vào thùng rác, in nó và thậm chí thiết lập các tiện ích bổ sung.

Google Form: hướng dẫn chi tiết

Tab Câu trả lời sẽ chứa tất cả các câu trả lời biểu mẫu mà bạn đã nhận được. Tại đó, bạn cũng có thể chọn bắt đầu / ngừng nhận câu trả lời bằng cách nhấp vào nút chuyển đổi sẽ thay đổi từ “Chấp nhận câu trả lời” thành “Không chấp nhận câu trả lời”. Sau đó sẽ hiển thị một hộp để nhập thông báo cho người trả lời để giải thích rằng biểu mẫu đã đóng.

Nhấp vào biểu tượng Google Trang tính ở trên cùng để liên kết biểu mẫu của bạn với một bảng tính. Bằng cách này, bạn có thể kiểm soát dữ liệu trong bảng tính, giúp dễ hình dung và quản lý hơn. Bạn có thể tạo một Google Trang tính mới hoặc chọn một bảng tính hiện có.

Trên biểu tượng ba chấm, bạn có thể in, tải xuống và xóa câu trả lời của biểu mẫu, cũng như hủy liên kết biểu mẫu khỏi bảng tính Google, chọn đích cho câu trả lời và bật thông báo qua email mỗi khi bạn nhận được phản hồi mới trên biểu mẫu.

Cách xây dựng biểu mẫu.

Bạn cũng có thể tạo một biểu mẫu Google mới trong khi sử dụng bất kỳ ứng dụng G Suite Office nào khác (Tài liệu, Trang tính hoặc Bản trình bày). Điều này hoạt động như một phím tắt hữu ích khi bạn đang làm việc trên các loại tài liệu khác nhau. Chỉ cần nhấp vào tab “Tệp” trên menu của ứng dụng bạn đang sử dụng, sau đó di chuột đến “Mới” và chọn “Biểu mẫu”.

Trong Google Trang tính, chuyển đến tab Công cụ và nhấp vào “Tạo biểu mẫu”. Ngay sau đó, một biểu mẫu có cùng tiêu đề với bảng tính của bạn sẽ được tạo.

Google Form: hướng dẫn chi tiết

Bước thứ hai là nhập tiêu đề và mô tả của biểu mẫu mới của bạn. Sau đó, đã đến lúc đặt các trường biểu mẫu của Google để thêm các câu hỏi của bạn. Theo mặc định, sẽ có một hộp có câu hỏi trắc nghiệm mà bạn có thể thay đổi loại bằng cách nhấp vào “Nhiều lựa chọn”. Sau đó, một danh sách thả xuống sẽ xuất hiện và bạn có thể chọn kiểu phù hợp hơn với biểu mẫu của mình.

Các trường của google Biểu mẫu(google form)

Google Form: hướng dẫn chi tiết

Có 12 loại trường trong google Biểu mẫu(google form) giữa các loại câu hỏi, văn bản, video và ảnh.

  • Câu trả lời ngắn : Đây là trường lý tưởng cho các yêu cầu cần một vài từ, chẳng hạn như địa chỉ email, tên, câu trả lời có thể cần dài hơn và số. Hãy nhớ thiết lập xác thực trên trường này để bạn có thể nhận được câu trả lời mà bạn mong đợi.
  • Đoạn văn : Đó là trường dành cho các câu trả lời dài hơn, chủ yếu được sử dụng cho các phản hồi và câu trả lời chi tiết hơn. Bạn có thể xác thực độ dài và biểu thức chính quy.
  • Nhiều lựa chọn : Nó cho phép bạn liệt kê các tùy chọn của câu trả lời, do đó người dùng chọn một. Có thể đặt biểu mẫu để chuyển sang phần khác tùy thuộc vào câu trả lời hoặc thậm chí xáo trộn các tùy chọn câu trả lời.
  • Hộp kiểm : Nó hoạt động tương tự như trắc nghiệm, nhưng người trả lời có thể chọn bao nhiêu câu trả lời họ muốn. Có một xác thực dữ liệu cho số lượng câu trả lời mà họ có thể chọn.
  • Menu thả xuống : Tạo menu với các tùy chọn. Nó cũng cho phép cơ hội để nhảy và xáo trộn các tùy chọn. Chọn tùy chọn này để làm cho biểu mẫu của bạn có vẻ cô đọng hơn.
  • Thang đo tuyến tính : Nó cho phép người trả lời chọn một số trong một phạm vi. Vì vậy, bạn có thể đặt thang điểm từ 0 hoặc 1 đến 2-10, đặt các nhãn thích hợp cho các tùy chọn.
  • Lưới Nhiều Lựa chọn : Bạn sẽ thêm các câu hỏi dưới dạng các hàng và các tùy chọn về chúng dưới dạng các cột trong tùy chọn này. Bạn có thể bao gồm bao nhiêu hàng và cột tùy thích. Ngoài ra, hãy đảm bảo sử dụng bản xem trước trong toàn bộ thời gian để kiểm tra cách thiết kế của câu hỏi sử dụng kiểu này sẽ được hiển thị như thế nào.
  • Ngày : Chủ yếu được sử dụng để thu thập ngày sinh hoặc cho các biểu mẫu sự kiện. Bạn có thể yêu cầu một ngày và tháng, nhưng năm và thời gian là tùy chọn.
  • Thời gian : Bạn có thể yêu cầu khoảng thời gian tính bằng giờ, phút và cả giây;
  • Hình ảnh : Bạn có thể tải lên hình ảnh từ máy tính của mình, chụp ảnh từ webcam, chọn một hình ảnh từ liên kết hoặc Google Drive của bạn hoặc tìm kiếm hình ảnh trên Google Hình ảnh.
  • Video : Hơn nữa, bạn có thể thêm video YouTube vào biểu mẫu của mình bằng cách tìm kiếm video hoặc nhập liên kết.

 Cách tạo bài kiểm tra google Biểu mẫu(google form)

Trong google Biểu mẫu(google form), bạn có thể tạo câu đố bằng cách sử dụng chế độ Câu đố. Để làm điều đó, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải của màn hình. Một cửa sổ cài đặt bật lên sẽ mở ra và bạn cần chọn tab “Câu đố”. Sau đó, nhấp vào nút bật tắt trên phần “Đặt câu hỏi này thành bài kiểm tra” để bật tùy chọn này. Ngay bên dưới, bạn có thể chọn nếu bạn muốn cung cấp kết quả “ngay sau mỗi lần gửi biểu mẫu hoặc“ sau đó, sau khi xem xét thủ công ”.

Google Form: hướng dẫn chi tiết

Ngoài ra, bạn có thể đặt những gì người trả lời có thể thấy: câu hỏi bị bỏ lỡ, câu trả lời đúng hoặc giá trị điểm.

Khi tùy chọn này, nút Answer Key sẽ xuất hiện ở phía dưới bên trái của mỗi câu hỏi. Sau đó, bạn cần nhấp vào nó để chọn câu trả lời chính xác cho vấn đề. Ngoài ra còn có khả năng thêm phản hồi về từng giải pháp, chính xác và không chính xác. Ví dụ: bạn có thể bao gồm một liên kết để người trả lời kiểm tra thêm thông tin về câu hỏi đó.

Google Form: hướng dẫn chi tiết

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng các câu hỏi đố vui phải thuộc các loại trường sau: trắc nghiệm, hộp kiểm và danh sách thả xuống.

Cách Nhúng Biểu mẫu Google vào Email

Mặc dù về mặt kỹ thuật, bạn có thể nhúng trực tiếp Biểu mẫu của Google vào email (bằng cách sao chép liên kết nhúng ngay từ biểu mẫu và dán vào email), nhưng có thể bạn không muốn – chỉ cần gửi biểu mẫu của bạn đến các địa chỉ email bạn cung cấp trông sẽ gọn gàng hơn .

Ví dụ: khi tôi gửi biểu mẫu cho chính mình, đây là cách nó xuất hiện trong hộp thư đến của tôi:

Google Form: hướng dẫn chi tiết

Email đi kèm với một nút “Điền vào Biểu mẫu” tiện lợi. Khi tôi nhấp vào nó, tôi sẽ tự động được đưa đến biểu mẫu của bạn.

Tuy nhiên, nếu thay vào đó bạn muốn nhúng biểu mẫu của mình vào trang đích hoặc bài đăng trên blog, hãy làm theo các hướng dẫn sau:

1. Nhấp vào nút “Gửi” ở đầu biểu mẫu của bạn.

2. Khi hộp này bật lên, hãy chọn liên kết nhúng “<>”.

Google Form: hướng dẫn chi tiết

3. Nhấp vào “Sao chép” ở dưới cùng bên phải. Sau đó, dán liên kết HTML nhúng vào mã của một bài đăng trên blog hoặc trang web.

Google Form: hướng dẫn chi tiết

Cách đóng biểu mẫu Google

Nếu bạn đã hoàn thành biểu mẫu và muốn đóng biểu mẫu, hãy làm theo ba bước đơn giản sau:

1. Nhấp vào “Chỉnh sửa Biểu mẫu này” trên biểu mẫu bạn muốn đóng. Sau đó, chọn “Câu trả lời”.

Google Form: hướng dẫn chi tiết

2. Nhấp vào nút ở bên phải của “Chấp nhận câu trả lời”.

Google Form: hướng dẫn chi tiết

3. Khi nó thông báo “Không chấp nhận câu trả lời”, biểu mẫu của bạn hiện đã được đóng thành công.

Google Form: hướng dẫn chi tiết

Các mẹo và thủ thuật của google Biểu mẫu(google form)

Để nâng cao trải nghiệm của bạn với google Biểu mẫu(google form), chúng tôi đã chuẩn bị một số mẹo và thủ thuật để giúp bạn thoải mái hơn nhiều khi sử dụng công cụ này.

Cộng tác trong thời gian thực

Tất cả các ứng dụng G Suite Office đều có tính năng này trong kho và với Biểu mẫu, nó sẽ không khác. Giả sử rằng bạn đang xây dựng một biểu mẫu với nhóm của mình, điều hợp lý là mọi người có thể cộng tác trên biểu mẫu đó trong thời gian thực.

Google Form: hướng dẫn chi tiết

Vì vậy, để bắt đầu cùng nhau xây dựng một biểu mẫu, hãy chuyển đến biểu tượng ba dấu chấm ở trên cùng bên phải của màn hình và chọn Thêm cộng tác viên. Sau đó, một cửa sổ bật lên sẽ mở ra và bạn có thể nhập từng địa chỉ email của cộng tác viên. Trên phần Lấy liên kết, bạn cũng có thể nhấp vào “Thay đổi” và chọn xem bạn có muốn những người bạn chia sẻ xem hoặc chỉnh sửa biểu mẫu hay không. Sau đó nhấp vào “Sao chép liên kết” và chia sẻ liên kết đó với cộng tác viên của bạn qua email hoặc các kênh khác.

Tiện ích bổ sung

Google Form: hướng dẫn chi tiết

Bạn có thể cải thiện trải nghiệm của mình trong Biểu mẫu bằng các tiện ích bổ sung có thể giúp bạn xây dựng các cuộc khảo sát mới. Ngoài ra, bạn có thể kết nối với các công cụ của bên thứ ba và tích hợp dữ liệu Biểu mẫu của mình với các ứng dụng G Suite khác (như Google Trang tính).

Thông báo biểu mẫu: Sử dụng nó để gửi thông báo email tùy chỉnh cho bạn và những người trả lời của bạn. Ví dụ: nếu bạn muốn gửi cho họ thông tin chi tiết về kết quả biểu mẫu hoặc cảm ơn họ đã trả lời nó.

Giới hạn biểu mẫu:   Nếu bạn cần giới hạn số lượng câu trả lời trong một cuộc thăm dò hoặc khảo sát, hãy sử dụng formLimiter để đặt số lượng câu trả lời tối đa vào một ngày và giờ hoặc khi một ô bảng tính bằng một giá trị. Ví dụ: sau khi đạt được giới hạn 1000 câu trả lời hoặc ngày 05/05/2020, tiện ích bổ sung sẽ tự động tắt biểu mẫu của bạn.

Google Form: hướng dẫn chi tiết

Form Ranger : Với tiện ích bổ sung này, bạn có thể điền các tùy chọn trắc nghiệm, danh sách, hộp kiểm và lưới từ các cột trong bất kỳ bảng liệt kê Trang tính hoặc Doctopus nào.

Phạm vi dữ liệu: Thu thập dữ liệu ngoại tuyến, quản lý nhóm thực địa và chia sẻ thông tin chi tiết về doanh nghiệp. Tính năng này cho phép người trả lời của bạn trả lời các biểu mẫu di động được cá nhân hóa từ thiết bị của họ.

Google Form: hướng dẫn chi tiết

Các phím tắt hữu ích cho google Biểu mẫu(google form)

Các phím tắt lý tưởng để tăng tốc mọi thứ và cải thiện các hoạt động hàng ngày của bạn trên internet. Nó sẽ không khác khi nói đến Biểu mẫu. Dưới đây là một số phím tắt chắc chắn sẽ hữu ích cho bạn trong khi xây dựng biểu mẫu của bạn:

Hiển thị danh sách phím tắtCtrl 
InCtrl + p
Xem trướcCtrl + Shift + p
Menu cài đặtCtrl + e
Chèn câu hỏiCtrl + Shift + Entergiữ Ctrl, nhấn I rồi nhấn i
Chèn tiêu đề và mô tảgiữ Ctrl, nhấn I rồi nhấn h
Chèn hình ảnhgiữ Ctrl, nhấn I rồi nhấn p
Chèn videogiữ Ctrl, nhấn I rồi nhấn v
Chèn phầngiữ Ctrl, nhấn i rồi nhấn b
Di chuyển mục lênCtrl + Shift + k
Di chuyển mục xuốngCtrl + Shift + j
Xóa mụcAlt + Shift + d
Mặt hàng trùng lặpCtrl + Shift + d
Hoàn tácCtrl + z
Làm lạiCtrl + yCtrl + Shift + z
Chuyển sang trường tiếp theoChuyển hướng
Di chuyển đến trường trước đóShift + Tab
Đánh dấu là đúngCtrl + Shift + c
Đánh dấu là không chính xácCtrl + Shift + i

Kết thúc

google Biểu mẫu(google form) hóa ra là một lựa chọn tuyệt vời cho những người cần nhanh chóng trong khi xây dựng biểu mẫu hoặc câu đố kỹ thuật số. Tóm lại, bạn có thể dễ dàng sử dụng và có thể tùy chỉnh, cung cấp các mẫu để giúp bạn tiết kiệm thời gian và các tiện ích bổ sung để có trải nghiệm tốt hơn trong ứng dụng.

Trên hết, chúng tôi hy vọng bạn thấy hướng dẫn này hữu ích để hiểu đầy đủ về Biểu mẫu và các tính năng của nó và nó có thể phù hợp với tất cả các mục đích của bạn bất cứ khi nào bạn cần thiết lập các cuộc thăm dò hoặc khảo sát mới.

Quý khách có thể tham khảo hơn ở các dịch vụ do websitehcm.com cung cấp như: dịch vụ seo, dịch vụ viết content , dịch vụ chăm sóc website, dịch vụ thiết kế website 

Leave a Reply