Về cốt lõi, ERP là một ứng dụng tự động hóa các quy trình kinh doanh, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết và kiểm soát nội bộ, dựa trên cơ sở dữ liệu trung tâm thu thập thông tin đầu vào từ các bộ phận bao gồm kế toán, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, bán hàng, tiếp thị và nguồn nhân lực (HR).
Sau khi thông tin được tổng hợp trong cơ sở dữ liệu trung tâm đó, các nhà lãnh đạo có được khả năng hiển thị giữa các phòng ban, cho phép họ phân tích các tình huống khác nhau, khám phá các cải tiến quy trình và tạo ra các lợi ích hiệu quả chính. Điều đó có nghĩa là tiết kiệm chi phí và năng suất tốt hơn khi mọi người dành ít thời gian hơn để tìm kiếm dữ liệu cần thiết.
Các bài viết liên quan:
Phần mềm ERP được thiết kế riêng để đáp ứng nhu cầu của một doanh nghiệp cá nhân trả lợi tức lớn, làm cho các hệ thống này trở thành công cụ quan trọng cho các công ty trong các ngành và thuộc mọi quy mô. Nhiều công ty nổi tiếng và thành công nhất trên thế giới đã dựa vào ERP trong một phần tư thế kỷ qua. Giờ đây, phần mềm này có thể được cấu hình và định giá để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp mọi quy mô.
Giải thích đơn giản về hệ thống ERP
Nói một cách đơn giản, hệ thống ERP giúp hợp nhất mọi người, quy trình kinh doanh cốt lõi và công nghệ trong một tổ chức.
ERP là phần mềm kinh doanh quan trọng thu thập thông tin từ các phòng ban khác nhau trong một cơ sở dữ liệu chung, cho phép các nhà lãnh đạo theo dõi nhịp phát triển của một công ty bằng cách sử dụng một tầm nhìn duy nhất về thực tế.
Hệ thống Enterprise Resource Planning thống nhất các chức năng kinh doanh quan trọng như tài chính, sản xuất, quản lý hàng tồn kho và đơn đặt hàng, giao tiếp với khách hàng, bán hàng và tiếp thị, quản lý dự án và nguồn nhân lực. Một tính năng chính là phân tích và báo cáo chi tiết về từng bộ phận.
ERP có thể tạo ra sự tiết kiệm lớn về thời gian và tài chính bằng cách cung cấp khả năng hiển thị toàn tổ chức, làm nổi bật các quy trình thủ công kém hiệu quả và tiết lộ cơ hội phát triển.
Có một số mô hình triển khai cho phần mềm ERP, bao gồm tại chỗ, đám mây và kết hợp. Mặc dù ERP đám mây đã trở nên cực kỳ phổ biến trong những năm gần đây, nhưng cách tiếp cận nào là tốt nhất phụ thuộc vào nhu cầu của công ty.
Các doanh nghiệp nên đảm bảo rằng họ hiểu rõ khả năng, mô hình triển khai, yêu cầu tích hợp và tổng chi phí sở hữu danh sách ngắn các nhà cung cấp trước khi chọn người chiến thắng.
Giải thích về ERP
Enterprise Resource Planning – biệt danh do công ty nghiên cứu Gartner đặt ra vào năm 1990 – có thể là một khái niệm khó hiểu vì ERP không phải là một ứng dụng độc lập. Trong khi ERP là một loại phần mềm kinh doanh, hệ thống ERP bao gồm nhiều phân hệ khác nhau, mỗi phân hệ giải quyết một yêu cầu kinh doanh cụ thể. Ví dụ: các công ty dựa trên sản phẩm thường có các mô-đun cho kế toán, quản lý hàng tồn kho và đơn đặt hàng, quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và nếu họ sản xuất hoặc lắp ráp sản phẩm thì sẽ sản xuất. Các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ có thể chuyển sang các mô-đun cho kế toán, quản lý dự án, tự động hóa các dịch vụ chuyên nghiệp và CRM.
Mỗi mô-đun lấy thông tin từ và đẩy thông tin vào cơ sở dữ liệu trung tâm là thành phần quan trọng của hệ thống ERP. Kho dữ liệu chung này cung cấp khả năng hiển thị vào tất cả các phòng ban và do đó cho phép các nhà lãnh đạo đánh giá và so sánh hiệu quả hoạt động kinh doanh của các lĩnh vực khác nhau và hiểu được tác động đầy đủ của các quyết định. Nó cũng hỗ trợ các lợi ích ERP khác, như tự động hóa quy trình, cải tiến kiểm soát nội bộ và thông minh kinh doanh thông minh hơn.
Tại sao ERP lại quan trọng đối với doanh nghiệp?
Hệ thống ERP đã trở thành tiền đề cho các doanh nghiệp muốn sử dụng tài nguyên một cách khôn ngoan. Họ có thể giúp các nhà lãnh đạo phân bổ lại vốn nhân lực và tài chính hoặc xây dựng các quy trình kinh doanh cốt lõi hiệu quả hơn để tiết kiệm tiền mà không phải hy sinh chất lượng hoặc hiệu suất.
ERP cũng là một tài sản khi nói đến việc lập kế hoạch và điều phối. Nhân viên có thể xem chi tiết hàng tồn kho hiện có và đơn đặt hàng của khách hàng, sau đó so sánh đơn đặt hàng của nhà cung cấp và nhu cầu dự báo trong tương lai. Nếu cần, họ có thể thực hiện các điều chỉnh để giải quyết các vấn đề khó khăn. Phần mềm ERP cũng cải thiện khả năng giao tiếp và cộng tác vì người lao động có thể kiểm tra tình trạng của các bộ phận khác để đưa ra quyết định của riêng họ.
Là một nguồn dữ liệu toàn diện, hệ thống ERP cũng cung cấp một loạt các báo cáo và phân tích có thể tạo ra sự khác biệt cho doanh nghiệp. Biến một lượng lớn thông tin thành các biểu đồ và đồ thị minh họa rõ ràng các xu hướng và giúp lập mô hình các kết quả khả thi là một nhà điều hành năng lực ERP thấy vô giá.
Hệ thống ERP hoạt động như thế nào?
Hệ thống ERP hoạt động bằng cách sử dụng cấu trúc dữ liệu tiêu chuẩn, được xác định. Thông tin do một bộ phận nhập sẽ ngay lập tức có sẵn cho người dùng được ủy quyền trong toàn doanh nghiệp. Cấu trúc thống nhất này giúp giữ cho mọi người trên cùng một trang. Ví dụ: giả sử một chuỗi phân phối thực phẩm địa phương có nhiều địa điểm thường chia sẻ nguồn hàng và nhân sự. Khi dữ liệu về chất lượng, doanh số bán hàng và nhân viên từ các trang web này được đưa vào hệ thống ERP, nó được định dạng để cho biết nó đến từ vị trí nào.
Dữ liệu thời gian thực sau đó được đưa vào các quy trình kinh doanh và quy trình làm việc giữa các phòng ban. Các nhà lãnh đạo có thể xem liệu một địa điểm có hoạt động tốt hơn đáng kể trong việc tránh hư hỏng so với địa điểm chị em cách vài thị trấn hay không và làm việc để tìm ra lý do tại sao, trong khi các hoạt động có thể đảm bảo mức nhân viên phù hợp với mô hình giao thông. Bộ phận Tài chính có thể so sánh doanh thu với giá thuê để giúp các giám đốc điều hành quyết định có hợp nhất hay không.
Hệ thống ERP mang lại giá trị cao nhất khi một công ty có các mô-đun cho từng chức năng kinh doanh chính và đảm bảo nhập dữ liệu kịp thời, chính xác. Và, càng nhiều bên liên quan có quyền truy cập thì càng tốt.
Khi một công ty sử dụng các hệ thống kinh doanh từ nhiều nhà cung cấp, thường có thể tích hợp để làm cho dữ liệu tự động chuyển vào ERP. Dữ liệu thời gian thực này sau đó có thể được sử dụng trong suốt phiên bản ERP để mang lại lợi ích cho bất kỳ quy trình hoặc quy trình làm việc nào.
ERP có thể cải thiện hoặc giúp đỡ một doanh nghiệp như thế nào?
ERP cho phép các công ty xác định các lĩnh vực kinh doanh còn chỗ để cải tiến hoặc cơ hội mở rộng. Sự thu hút của người dùng là chìa khóa quan trọng: Càng nhiều nhân viên có quyền truy cập, các nhóm có nhiều khả năng sẽ phát hiện ra các vấn đề, cho dù nhu cầu tăng đột biến đối với một sản phẩm nhất định, giao hàng trễ từ nhà cung cấp hay sắp có dòng tiền. Sau đó, nhân viên có thể chủ động giảm thiểu vấn đề trong phạm vi có thể.
Các giám đốc điều hành thường tập trung vào kết quả – sử dụng thông tin để đạt được các mục tiêu, như tăng hiệu quả, giảm chi phí và đáp ứng các nhu cầu thay đổi của người tiêu dùng hoặc điều kiện thị trường.
Đối với các đơn vị kinh doanh, phần mềm ERP có thể tự động hóa nhiều tác vụ dễ xảy ra lỗi, như điều chỉnh tài khoản, xử lý đơn hàng và thanh toán của khách hàng, đồng thời cung cấp thông tin mà nhóm cần để hoạt động hiệu quả hơn.
Nhưng vẻ đẹp thực sự của ERP là nó có thể cung cấp cái nhìn sâu rộng hơn 10.000 mét về sức khỏe của công ty và hiểu biết chi tiết về một quy trình hoặc KPI cụ thể bằng cách không chỉ lưu trữ và tổ chức dữ liệu mà còn xác định các mẫu và gắn cờ các điểm bất thường cần điều tra. Hãy thử điều đó với một bảng tính.
Các khía cạnh kinh doanh khác:
- Truy cập dữ liệu từ mọi nơi: Nhân viên không còn phải xáo trộn giữa đống giấy tờ hoặc tệp nằm rải rác trên máy tính để bàn. Với ERP dựa trên đám mây, người quản lý kho hàng có thể đăng nhập từ thiết bị di động khi đang ở tầng cửa hàng hoặc nhân viên bán hàng có thể kiểm tra hàng tồn kho khi đang ở trang web của khách hàng.
- Thông tin luôn được cập nhật: Vì hệ thống ERP liên tục nhận thông tin từ các phòng ban khác nhau, thông tin được cập nhật ngay lập tức khi hàng tồn kho được kéo, thanh toán được đăng hoặc email được gửi cho khách hàng. Điều này mang lại một lợi thế lớn vì những người ra quyết định đang dựa trên lựa chọn của họ dựa trên dữ liệu cập nhật từng phút.
- Quyết định kinh doanh dựa trên cùng một dữ liệu: Với một cơ sở dữ liệu chung, tất cả những người ra quyết định đều ở trên cùng một trang. Không có nguồn thông tin trùng lặp hoặc xung đột và các công ty có lịch trình khả năng và phân phối các báo cáo động một cách tự động. Cần thêm chiều sâu? Dữ liệu cơ bản có thể được truy cập đơn giản bằng cách nhấp vào báo cáo.
Ai cần sử dụng ERP?
Các công ty trong mọi ngành, với các mô hình kinh doanh đa dạng, đã nhận ra những lợi ích mà ERP mang lại. Các giải pháp linh hoạt với chức năng mở rộng có thể đáp ứng cho nhiều tổ chức và yêu cầu khác nhau.
Các ngành dựa vào ERP để vận hành doanh nghiệp của họ bao gồm:
- Quảng cáo và phương tiện kỹ thuật số
- Quần áo, giày dép và phụ kiện
- Cửa hàng trong khuôn viên trường
- Tư vấn
- Giáo dục
- Năng lượng
- Các dịch vụ tài chính
- Đồ ăn và đồ uống
- Sức khỏe và sắc đẹp
- Khoa học đời sống và chăm sóc sức khỏe
- dịch vụ IT
- Chế tạo
- Truyền thông và xuất bản
- Tổ chức phi lợi nhuận
- Những dịch vụ chuyên nghiệp
- Nhà hàng và khách sạn
- Bán lẻ
- Phần mềm và công nghệ
- Vận tải và hậu cần
- Phân phối bán buôn
- Vai trò & Người dùng
Trong các tổ chức đó, một số chức năng công việc được hưởng lợi từ ERP, bao gồm nhưng không giới hạn ở:
- Tài chính / kế toán: Nhóm kế toán thường là người chấp nhận đầu tiên. Nhóm này sẽ theo dõi và báo cáo về tất cả các giao dịch và thông tin tài chính khác trong hệ thống, bao gồm các khoản phải trả (AP), khoản phải thu (AR) và bảng lương. Với ERP, các chuyên gia lập kế hoạch và phân tích tài chính (FP&A) – cho dù là một vai trò riêng biệt hay một phần của bộ phận kế toán – có thể biến dữ liệu tài chính toàn diện thành các dự báo và báo cáo về doanh thu, chi phí và dòng tiền.
- Chuỗi cung ứng: Các nhân viên tập trung vào hoạt động, một nhóm bao gồm đại lý mua hàng, người lập kế hoạch hàng tồn kho, quản lý kho hàng và lãnh đạo chuỗi cung ứng cấp cao, dựa vào hệ thống ERP để đảm bảo dòng hàng hóa thông suốt và liên tục từ nhà cung cấp đến khách hàng. Họ đếm thông tin chính xác, chi tiết do hệ thống cung cấp để tối ưu hóa mức tồn kho, ưu tiên đơn đặt hàng, tối đa hóa các lô hàng đúng hạn, tránh gián đoạn chuỗi cung ứng và xác định các quy trình thủ công hoặc không hiệu quả.
- Bán hàng và tiếp thị: Giải pháp ERP có thể tăng năng suất và thúc đẩy kết quả tốt hơn cho nhóm bán hàng của bạn bằng cách tự động hóa việc quản lý khách hàng tiềm năng và theo dõi các tương tác mà khách hàng tiềm năng có với công ty của bạn. Các đại diện có thể ghi lại các cuộc thảo luận và thay đổi trạng thái của khách hàng tiềm năng khi họ di chuyển qua phễu bán hàng. Sử dụng những bản ghi đó, hoạt động tiếp thị có thể tự động hóa và quản lý phạm vi tiếp cận trên tất cả các kênh, từ email đến quảng cáo hiển thị hình ảnh đến phương tiện truyền thông xã hội, đồng thời đo lường hiệu quả của các thông điệp và kênh đó để phân bổ ngân sách tốt hơn.
- Nguồn nhân lực: Bộ phận nhân sự theo dõi tất cả thông tin về nhân viên và các xu hướng rộng hơn của lực lượng lao động trong ERP. Nó có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin liên lạc, chi tiết lương thưởng và phúc lợi và các tài liệu khác cho từng nhân viên. Nhân sự cũng có thể theo dõi các chỉ số như tỷ lệ giữ chân theo bộ phận, mức lương trung bình theo chức danh, tỷ lệ thăng chức và các chỉ số khác để phân bổ tốt hơn đội ngũ nhân viên của mình và hỗ trợ các nhà quản lý doanh nghiệp.
12 Lợi ích của Hệ thống ERP
Các giải pháp ERP ngày nay có các bộ tính năng phong phú mang lại vô số lợi ích cho doanh nghiệp. Mặc dù điều mà một công ty cá nhân coi là giá trị lớn nhất của công nghệ này sẽ khác nhau, nhưng đây là những lợi thế chung chính mà ERP mang lại:
1. Tiết kiệm chi phí: Có lẽ đề xuất giá trị lớn nhất của hệ thống ERP là chúng có thể tiết kiệm tiền cho tổ chức của bạn theo một số cách. Bằng cách tự động hóa nhiều nhiệm vụ đơn giản, lặp đi lặp lại, bạn giảm thiểu sai sót và nhu cầu thêm nhân viên với tốc độ tương đương với tốc độ tăng trưởng kinh doanh. Khả năng hiển thị giữa các công ty giúp dễ dàng phát hiện ra sự kém hiệu quả làm tăng chi phí và dẫn đến việc triển khai tốt hơn tất cả các nguồn lực, từ lao động đến hàng tồn kho đến thiết bị. Và với ERP đám mây, các công ty có thể nhanh chóng nhận thấy giá trị gia tăng từ phần mềm, hơn và cao hơn những gì họ đang chi tiêu.
2. Khả năng hiển thị quy trình làm việc: Với tất cả quy trình làm việc và thông tin ở một nơi, nhân viên có quyền truy cập vào hệ thống có thể thấy trạng thái của các dự án và việc thực hiện các chức năng kinh doanh khác nhau có liên quan đến công việc của họ. Khả năng hiển thị này có thể đặc biệt có giá trị đối với các nhà quản lý và lãnh đạo, đồng thời nhanh hơn và dễ dàng hơn nhiều so với việc tìm kiếm các tài liệu phù hợp và liên tục yêu cầu đồng nghiệp cập nhật.
3. Báo cáo / phân tích: Dữ liệu chỉ hữu ích nếu các công ty có thể phân tích và hiểu nó, và hệ thống ERP sẽ giúp làm điều đó. Các giải pháp hàng đầu có các công cụ báo cáo và phân tích ấn tượng cho phép người dùng không chỉ theo dõi KPI mà còn hiển thị bất kỳ số liệu hoặc so sánh nào mà họ có thể mơ ước. Vì ERP là toàn bộ, nó có thể giúp một doanh nghiệp hiểu được sự thay đổi hoặc vấn đề của một quy trình trong một bộ phận ảnh hưởng đến phần còn lại của công ty như thế nào.
4. Thông tin chi tiết / thông tin chi tiết về doanh nghiệp: Vì ERP có thể truy cập dữ liệu thời gian thực từ khắp công ty, các hệ thống này có thể phát hiện ra các xu hướng có tác động và cung cấp thông tin chi tiết sâu rộng về doanh nghiệp. Điều này dẫn đến việc ra quyết định tốt hơn bởi các nhà lãnh đạo tổ chức, những người hiện có thể dễ dàng truy cập vào tất cả các dữ liệu liên quan.
5. Tuân thủ quy định & bảo mật dữ liệu: Các tiêu chuẩn báo cáo tài chính và các quy định bảo mật dữ liệu của chính phủ và ngành cụ thể thay đổi thường xuyên và hệ thống ERP có thể giúp công ty của bạn luôn an toàn và tuân thủ. ERP cung cấp một dấu vết kiểm tra bằng cách theo dõi vòng đời của mỗi giao dịch, bao gồm cả việc tuân thủ các quy trình phê duyệt bắt buộc. Các doanh nghiệp cũng có thể giảm nguy cơ xảy ra lỗi và các lỗi tuân thủ liên quan với tự động hóa. Phần mềm ERP cung cấp các báo cáo tài chính tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định, và các ứng dụng SaaS được trang bị tốt để giúp các công ty tuân thủ PCI-DSS.
6. Quản lý rủi ro: Công nghệ ERP làm giảm rủi ro theo một số cách. Kiểm soát truy cập chi tiết và quy trình phê duyệt xác định có thể tăng cường kiểm soát tài chính và giảm gian lận. Ngoài ra, dữ liệu chính xác hơn tránh được những sai lầm có thể dẫn đến mất
bán hàng hoặc tiền phạt. Và cuối cùng, khả năng nhìn thấy trạng thái của toàn bộ hoạt động giúp nhân viên có thể nhanh chóng xử lý các rủi ro do gián đoạn kinh doanh gây ra.
7. Bảo mật dữ liệu: Các nhà cung cấp ERP hiểu rằng hệ thống của bạn chứa dữ liệu quan trọng, nhạy cảm và thực hiện các bước cần thiết để đảm bảo nó được an toàn. Sự siêng năng này quan trọng hơn bao giờ hết khi số lượng và quy mô của các cuộc tấn công mạng ngày càng tăng. Đặc biệt, phần mềm Cloud ERP sử dụng các giao thức bảo mật tiên tiến để đảm bảo công ty của bạn không trở thành nạn nhân của một cuộc tấn công gây tổn hại.
8. Hợp tác: Nhân viên hiệu quả nhất khi họ làm việc cùng nhau. Các giải pháp ERP giúp dễ dàng chia sẻ thông tin – như đơn đặt hàng, hợp đồng và hồ sơ hỗ trợ khách hàng – giữa các nhóm. Nó đánh sập các bức tường giữa các phòng ban bằng cách cho phép nhân viên truy cập thích hợp vào dữ liệu thời gian thực về các chức năng kinh doanh liên quan.
9. Khả năng mở rộng: Hệ thống ERP phù hợp sẽ có khả năng mở rộng và đủ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của công ty bạn hiện nay và trong tương lai gần. Các hệ thống đám mây đặc biệt thích ứng với những thay đổi hoạt động nhỏ và lớn ngay cả khi lượng dữ liệu mà tổ chức nắm bắt và nhu cầu truy cập tăng lên.
10. Tính linh hoạt: Trong khi phần mềm ERP giúp các doanh nghiệp tuân theo các thông lệ tốt nhất, nó cũng cung cấp sự linh hoạt để hỗ trợ các quy trình và mục tiêu độc đáo. Hệ thống cung cấp cho quản trị viên khả năng xây dựng quy trình làm việc cụ thể của công ty và tạo các báo cáo tự động quan trọng cho các phòng ban và giám đốc điều hành khác nhau. ERP nâng cao sự đổi mới và sáng tạo của tổ chức bạn.
11. Tùy chỉnh: Trong khi hầu hết các công ty nhận thấy rằng các hệ thống ERP hiện đại hỗ trợ doanh nghiệp của họ một cách “xuất sắc”, thì một số công ty cần phải thêm vào chức năng tích hợp mở rộng. Nếu bạn có nhiều quy trình chuyên biệt, hãy tìm một hệ thống có thể mở rộng cho phép nhà tích hợp hoặc nhân viên CNTT của bạn viết mã bổ sung các tính năng cần thiết hoặc có thể tích hợp với các giải pháp cũ hoặc tự sản xuất. Tuy nhiên, trước khi đi theo lộ trình tùy chỉnh, hãy xem xét kỹ các quy trình của bạn – chức năng và cấu hình được xây dựng trước hỗ trợ các giải pháp ERP hiện đại dựa trên các phương pháp hay nhất được thu thập từ hàng nghìn công ty. Nhằm giảm thiểu các tùy chỉnh.
12. Quản lý khách hàng & đối tác: ERP có thể củng cố mối quan hệ đối tác và khách hàng của công ty. Nó có thể cung cấp thông tin chi tiết về các nhà cung cấp, hãng vận chuyển và nhà cung cấp dịch vụ, với đám mây cho phép trao đổi thông tin tốt hơn, thuận tiện hơn. Khi nói đến khách hàng, giải pháp có thể theo dõi các phản hồi khảo sát, hỗ trợ vé, trả hàng và hơn thế nữa để tổ chức có thể nắm bắt được nhịp độ hài lòng của khách hàng.
6 Nhược điểm của Hệ thống ERP
Bất chấp tất cả những giá trị mà ERP mang lại, vẫn có những thách thức mà doanh nghiệp có thể gặp phải. Nhiều người trong số này có thể tránh được bằng cách chuẩn bị và lựa chọn đối tác cung cấp phù hợp.
1. Chi phí hệ thống: Bởi vì chúng tốn kém để mua, triển khai và bảo trì, các hệ thống ERP ban đầu chỉ có thể tiếp cận được với các công ty lớn. Tuy nhiên, điều đó đã không còn xảy ra trong hơn hai thập kỷ. Mặc dù ERP vẫn yêu cầu đầu tư về thời gian và tài chính, nhưng công nghệ này đã trở nên hợp lý hơn nhiều nhờ cả hệ thống SaaS tính phí định kỳ và nhiều giải pháp hơn được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tham gia thị trường. Ví dụ, các tổ chức có thể sử dụng các công cụ để tính toán khoản tiết kiệm ước tính sau một và ba năm, để tìm hiểu khi nào lợi nhuận sẽ vượt qua chi phí.
2. Cần đào tạo: Giống như bất kỳ công nghệ mới nào, ERP có một lộ trình học tập. Bất kỳ ai sẽ sử dụng phần mềm – lý tưởng nhất là hầu hết hoặc tất cả nhân viên của bạn – đều cần được đào tạo ở một mức độ nào đó. Mặc dù ban đầu có thể có sự phản kháng, nhưng điều đó sẽ mất dần khi mọi người nhận ra rằng công nghệ sẽ giúp họ nhiều như thế nào. Các hệ thống mới hơn nhận được các bản cập nhật thường xuyên trực quan và thân thiện hơn với người dùng, giảm yêu cầu đào tạo và tăng khả năng áp dụng.
3. Chi phí chuyển đổi dữ liệu: Khi chuyển sang hệ thống ERP mới, bạn có thể cần chuyển đổi một số dữ liệu sang định dạng tương thích với nền tảng mới. Điều này có thể dẫn đến chi phí và sự chậm trễ không mong muốn, vì vậy hãy xem lại cơ sở dữ liệu của bạn và làm việc với nhóm CNTT hoặc đối tác tích hợp để xác định sớm các vấn đề về khả năng tương thích dữ liệu. Sau đó, bạn có thể tính các nỗ lực chuyển đổi thành kế hoạch triển khai ERP.
4. Sự phức tạp: Một hệ thống ERP có rất nhiều tính năng và điều đó có thể gây khó khăn cho lực lượng lao động của bạn. Nhưng phần mềm hiện có ngày nay dễ sử dụng hơn nhiều so với các hệ thống cũ vì các nhà cung cấp đã tập trung vào việc cải thiện trải nghiệm người dùng. Ngoài ra, nhân viên chỉ cần truy cập vào các mô-đun và bảng điều khiển cần thiết cho công việc của họ, điều này có thể làm cho nó dễ tiếp cận hơn. Việc đào tạo kỹ lưỡng sẽ làm dịu đi những lo lắng về sự phức tạp.
5. Bảo trì: Trước đây, bảo trì là một khoản chi phí lớn đã ngăn cản các doanh nghiệp có doanh thu thấp áp dụng ERP. Một công ty không chỉ cần nhân viên CNTT để xử lý các bản vá lỗi, bảo mật và nâng cấp hệ thống được yêu cầu mà còn phải trả tiền cho nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba về chuyên môn của mình. Điều này ít quan tâm hơn là hệ thống SaaS do nhà cung cấp đảm nhận tất cả việc bảo trì và thường xuyên chuyển tất cả khách hàng sang phiên bản mới nhất – và tất cả đều được tích hợp sẵn trong giá đăng ký. Các công ty quan tâm đến việc bảo trì nên kiểm tra kỹ lưỡng một nhà cung cấp tiềm năng để đảm bảo nhà cung cấp đó cung cấp một hệ thống SaaS do nhà cung cấp quản lý thực sự.
6. Không giải quyết được các vấn đề về quy trình và chính sách: Nếu bạn có các quy trình dễ xảy ra lỗi hoặc không hiệu quả, ERP sẽ không nhất thiết phải khắc phục chúng, mặc dù nó có thể tăng độ chính xác. Tuy nhiên, nó có thể phát hiện ra các vấn đề trong hoạt động của bạn và giúp bạn tìm ra những cách tốt hơn để kinh doanh. Điều tương tự cũng xảy ra đối với các chính sách kìm hãm tổ chức – tùy thuộc vào bạn để điều chỉnh các chính sách đó và sau đó định cấu hình hệ thống để hỗ trợ các cách thức hoạt động kinh doanh tốt hơn.
5 Tính năng chính của hệ thống ERP
Có một vài đặc điểm cơ bản làm cho hệ thống ERP trở thành hệ thống ERP và phân biệt nó với các loại phần mềm khác. Chúng bao gồm:
1. Cơ sở dữ liệu chung: Nhiều lợi thế của ERP bắt nguồn từ cơ sở dữ liệu chung cho phép các tổ chức tập trung thông tin từ nhiều phòng ban. Nguồn dữ liệu thời gian thực duy nhất này giúp loại bỏ nhu cầu hợp nhất các cơ sở dữ liệu riêng biệt theo cách thủ công, mỗi cơ sở dữ liệu được kiểm soát bởi các chức năng nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Một cơ sở dữ liệu chung cho phép một cái nhìn nhất quán, đa chức năng về công ty.
2. UX / UI nhất quán: Trong các phòng ban và vai trò, mọi người đều sử dụng cùng một giao diện người dùng (UI) và có trải nghiệm người dùng (UX) tương tự với ERP. Các mô-đun quản lý hàng tồn kho, nhân sự và tài chính đều có giao diện giống nhau và chức năng được chia sẻ. Điều này làm tăng tỷ lệ chấp nhận phần mềm và có thể giúp nhân viên di chuyển giữa các phòng ban dễ dàng hơn. Giao diện người dùng và trải nghiệm người dùng nhất quán cũng dẫn đến tăng hiệu quả vì người dùng có thể nhanh chóng tìm và hiểu thông tin từ tất cả các góc của doanh nghiệp.
3. Tích hợp quy trình kinh doanh: ERP phải có khả năng hỗ trợ và tích hợp các quy trình giúp doanh nghiệp của bạn thành công, cho dù liên quan đến kế toán, quản lý chuỗi cung ứng hay tiếp thị. Nền tảng phù hợp sẽ có khả năng thống nhất một loạt các quy trình – kết nối các quy trình công việc đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của công ty giúp tăng năng suất và khả năng hiển thị, đồng thời dẫn đến giảm chi phí.
4. Tự động hóa: Một tính năng cơ bản khác của phần mềm ERP là khả năng tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như tính lương, lập hóa đơn, xử lý đơn hàng và báo cáo. Điều này làm giảm việc nhập dữ liệu thủ công, và đôi khi trùng lặp, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Tự động hóa giúp nhân viên của bạn tập trung vào công việc giá trị gia tăng tận dụng kiến thức và kỹ năng đặc biệt của họ.
5. Phân tích dữ liệu: Một trong những khía cạnh giá trị nhất của ERP là nó phá vỡ các hầm chứa thông tin. Khi bạn có thể kết hợp và kết hợp dữ liệu từ bất kỳ bộ phận nào trong doanh nghiệp của mình thành các báo cáo chuyên sâu, bạn sẽ phát hiện ra những lĩnh vực đang hoạt động đặc biệt tốt và những lĩnh vực không đáp ứng được kỳ vọng. Các nhà lãnh đạo có thể phân tích các vấn đề và bắt tay vào giải quyết chúng ngay lập tức.
Các loại mô hình triển khai ERP
Các mô hình triển khai ERP khác nhau giải quyết nhu cầu của các tổ chức khác nhau. Dưới đây là giải thích về cách hoạt động của từng loại và những điểm khác biệt chính:
ERP tại chỗ: Với hệ thống tại chỗ, doanh nghiệp chạy phần mềm trên các máy chủ mà doanh nghiệp sở hữu và chịu trách nhiệm bảo mật, bảo trì, nâng cấp và các bản sửa lỗi khác. Việc bảo trì thường yêu cầu nhân viên CNTT nội bộ có chuyên môn được yêu cầu. Trong nhiều năm, ERP tại chỗ là lựa chọn duy nhất, nhưng mức độ phổ biến của mô hình triển khai này đã giảm nhanh chóng trong những năm gần đây và công ty theo dõi thị trường IDC dự đoán sẽ tiếp tục giảm (xem biểu đồ bên dưới).
ERP dựa trên đám mây: ERP dựa trên đám mây chạy trên các máy chủ từ xa do bên thứ ba quản lý. Người dùng thường truy cập ERP đám mây thông qua trình duyệt web, giúp họ linh hoạt hơn – họ có thể tìm hiểu thông tin và báo cáo từ mọi nơi có kết nối internet. Có nhiều tùy chọn triển khai cho ERP đám mây, bao gồm một người thuê và nhiều người thuê.
Giải pháp cho một người thuê là một ví dụ riêng biệt của ERP được sử dụng bởi chỉ một công ty không chia sẻ không gian máy chủ. Thiết lập này có thể cung cấp cho khách hàng quyền kiểm soát phần mềm tốt hơn và cho phép nhiều tùy chỉnh hơn, nhưng nó cũng tạo ra nhiều công việc hơn cho doanh nghiệp. Với giải pháp nhiều người thuê, một số tổ chức sử dụng cùng một phiên bản phần mềm và phần cứng. Hầu hết các giải pháp ERP của SaaS đều có nhiều người thuê, với việc nhà cung cấp phần mềm xử lý tất cả các bản cập nhật và nâng cấp và thường xuyên chuyển khách hàng lên phiên bản mới nhất. Điều này giúp giảm nhu cầu về đội CNTT nội bộ và đảm bảo rằng công ty luôn có phiên bản phần mềm an toàn, cập nhật nhất.
IDC ước tính rằng việc sử dụng ERP dựa trên đám mây sẽ tăng hơn gấp đôi từ năm 2019 đến năm 2024.
Hybrid ERP: Hybrid ERP kết hợp các yếu tố của việc triển khai tại chỗ và đám mây. Một cách tiếp cận kết hợp là ERP hai cấp, trong đó một công ty giữ ERP tại chỗ tại trụ sở chính nhưng sử dụng hệ thống đám mây cho các công ty con hoặc văn phòng khu vực nhất định. Thứ tự
Các giải pháp đám mây ese sau đó được tích hợp với hệ thống tại chỗ. Các công ty khác có thể chuyển sang sử dụng các giải pháp đám mây cho các nhu cầu kinh doanh nhất định trong khi vẫn gắn bó với các hệ thống tại chỗ của họ cho các chức năng khác. Dù bằng cách nào, hệ thống đám mây phải được liên kết với nền tảng tại chỗ để đảm bảo luồng thông tin ổn định – nói thì dễ hơn làm.
ERP mã nguồn mở: Giống như các ứng dụng mã nguồn mở khác, ERP mã nguồn mở là một giải pháp thay thế rẻ tiền và đôi khi miễn phí phù hợp với một số công ty. Nhiều nhà cung cấp ERP mã nguồn mở cho phép các doanh nghiệp tải xuống phần mềm của họ miễn phí và chỉ tính phí hàng năm thấp nếu khách hàng muốn truy cập đám mây. Các giải pháp này đã được cải thiện, với giao diện dựa trên web hiện đại hơn và số lượng mô-đun ngày càng tăng, nhưng các công ty cần hiểu những gì họ đang thực hiện với ERP mã nguồn mở. Hỗ trợ từ nhà cung cấp sẽ ở mức tối thiểu và các cấu hình và cải tiến hệ thống có xu hướng phụ thuộc vào khách hàng. Điều đó có nghĩa là bạn cần nhân viên kỹ thuật có kiến thức sâu về cách phát triển và cấu hình phần mềm.
Hệ thống ERP theo quy mô doanh nghiệp
Doanh thu và / hoặc số lượng nhân viên chỉ là một yếu tố định hình các yêu cầu ERP của bạn. Không có hệ thống đơn lẻ nào tốt nhất cho mọi công ty nhỏ, vừa hoặc lớn, tương ứng. Nhưng có những tính năng dành riêng cho các phân khúc này cũng như các mô hình triển khai được ưa chuộng.
ERP dành cho doanh nghiệp nhỏ: Các công ty nhỏ nên vạch ra các yêu cầu của họ trước khi bắt đầu tìm kiếm để tránh phần mềm có nhiều chức năng hơn họ cần. Điều này sẽ giúp giảm chi phí và giảm đào tạo cần thiết cho nhân viên. Tuy nhiên, hệ thống phải có khả năng mở rộng quy mô và hỗ trợ các sáng kiến mới theo thời gian cũng như quy trình thực hiện đơn giản. Đó là lý do tại sao ERP đám mây nói chung là lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ – nó có chi phí trả trước thấp hơn, tiến trình thiết lập nhanh hơn và ít cần tài nguyên kỹ thuật hơn so với các tùy chọn tại chỗ hoặc kết hợp. Đám mây cung cấp khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp khi doanh nghiệp phát triển và nhà cung cấp phù hợp có thể cung cấp các mô-đun và tính năng theo yêu cầu.
ERP dành cho doanh nghiệp vừa: Các công ty quy mô vừa nên yêu cầu một nền tảng có thể hỗ trợ tất cả các chức năng kinh doanh của mình với các mô-đun chuyên biệt và giống như các công ty nhỏ hơn, hãy chọn một nhà cung cấp có khả năng mở rộng quy mô để đáp ứng nhu cầu trong tương lai.
Do nhiều tổ chức quy mô vừa thiếu đội ngũ CNTT lớn nên phần mềm ERP đám mây cũng rất phổ biến trong phân khúc này. Ngoài chi phí ban đầu thấp hơn, các giải pháp SaaS hàng đầu có thể thân thiện hơn với người dùng đối với một công ty có chuyên môn kỹ thuật hạn chế. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cỡ vừa yêu cầu nhiều tùy chỉnh hoặc phải tuân theo các chính sách quy định cấm họ lưu trữ thông tin trên đám mây có thể chọn triển khai tại chỗ hoặc phương pháp kết hợp. Nhóm này có nhiều khả năng có nguồn vốn tài chính và nhân lực để hỗ trợ mô hình này hơn là các doanh nghiệp nhỏ.
ERP doanh nghiệp: Các doanh nghiệp nên chọn phần mềm có thể hỗ trợ tất cả các thành phần của doanh nghiệp của họ, điều này có thể nhanh chóng làm loãng danh sách các đối thủ. Các công ty yêu cầu các hệ thống có thể nắm bắt, xử lý và giải thích một lượng lớn dữ liệu và xử lý các nhu cầu của nhiều đơn vị kinh doanh.
ERP tại chỗ và hỗn hợp kết hợp các giải pháp đám mây và tại chỗ là phổ biến nhất đối với các doanh nghiệp, đơn giản vì họ có thể đã áp dụng ERP trước khi có các hệ thống đám mây thuần túy. Mặc dù việc chuyển một hệ thống ERP khổng lồ lên đám mây có thể là một công việc tốn nhiều thời gian và tài nguyên, nhưng nhiều công ty lớn nhất thế giới đang thực hiện bước đó khi họ nhận ra những lợi ích và cố gắng đặt mình vào vị trí tốt hơn để phát triển trong tương lai. Một số doanh nghiệp cũng đã triển khai ERP hai cấp, sử dụng giải pháp SaaS cho các bộ phận của doanh nghiệp và tích hợp với ERP tại chỗ chính.
Mô-đun ERP
ERP bao gồm một số mô-đun khác nhau – các gói tính năng được điều chỉnh cho phù hợp với các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp, bao gồm cả các vai trò hậu cần và văn phòng. Dưới đây là bảng phân tích nhanh về các mô-đun ERP được sử dụng rộng rãi nhất.
Tài chính: Một mô-đun tài chính, nền tảng của hầu hết mọi hệ thống ERP, quản lý sổ cái chung và tất cả dữ liệu tài chính. Nó theo dõi mọi giao dịch, bao gồm tài khoản phải trả (AP) và tài khoản phải thu (AR), đồng thời xử lý các đối chiếu và báo cáo tài chính.
Thu mua: Phân hệ thu mua quản lý việc mua, cho dù là nguyên vật liệu thô hay thành phẩm. Nó có thể tự động hóa các yêu cầu báo giá và đơn đặt hàng, khi được liên kết với việc lập kế hoạch nhu cầu, giảm thiểu việc mua quá nhiều và mua thiếu.
Sản xuất: Sản xuất có thể phức tạp và mô-đun này giúp các công ty điều phối tất cả các bước để tạo ra sản phẩm. Mô-đun có thể đảm bảo sản xuất phù hợp với nhu cầu và theo dõi số lượng các mặt hàng đang thực hiện và hoàn thành.
Quản lý khoảng không quảng cáo: Mô-đun quản lý hàng tồn kho hiển thị các mức tồn kho hiện tại xuống cấp SKU và cập nhật những con số đó theo thời gian thực. Nó cũng đo lường các chỉ số chính liên quan đến khoảng không quảng cáo. Bất kỳ công ty dựa trên sản phẩm nào cũng cần mô-đun này để tối ưu hóa tồn kho dựa trên nhu cầu hiện tại và dự báo.
Quản lý đơn hàng: Ứng dụng này giám sát và ưu tiên các đơn đặt hàng của khách hàng từ tất cả các kênh khi họ đến và theo dõi tiến độ của họ thông qua việc giao hàng. Mô-đun quản lý đơn đặt hàng có thể tăng tốc thời gian thực hiện và giao hàng cũng như cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
Quản lý kho: Một mô-đun quản lý kho chỉ đạo các hoạt động của kho như nhận, lấy, đóng gói và vận chuyển. Nó có thể tạo ra tiết kiệm thời gian và chi phí trong kho bằng cách xác định các cách hiệu quả hơn để thực hiện các nhiệm vụ này.
Quản lý quan hệ khách hàng (CRM): CRM là một phân hệ phổ biến cho các doanh nghiệp thuộc nhiều ngành. Nó theo dõi tất cả các giao tiếp với khách hàng, hỗ trợ quản lý khách hàng tiềm năng và có thể nâng cao dịch vụ khách hàng và thúc đẩy doanh số bán hàng.
Tự động hóa dịch vụ chuyên nghiệp (PSA): Các doanh nghiệp dịch vụ thường sử dụng mô-đun tự động hóa dịch vụ chuyên nghiệp (PSA) để lập kế hoạch và theo dõi các dự án, bao gồm cả thời gian và nguồn lực dành cho chúng. Nó có thể đơn giản hóa việc thanh toán cho khách hàng và khuyến khích sự hợp tác giữa các nhân viên làm việc trong một dự án.
Quản lý lực lượng lao động (WFM): Một mô-đun quản lý lực lượng lao động (WFM) theo dõi việc tham gia và giờ làm việc, và một số cũng có thể quản lý bảng lương. Công cụ này có thể ghi lại tình trạng vắng mặt và năng suất của từng bộ phận, đội nhóm và cá nhân nhân viên.
Quản lý nguồn nhân lực (HRM): Phiên bản mô-đun quản lý nguồn nhân lực (HRM) hoặc quản lý nguồn nhân lực (HCM) của một mô-đun WFM. Nó lưu giữ hồ sơ nhân viên với thông tin chi tiết, như PTO có sẵn và đánh giá hiệu suất, đồng thời có thể xác định xu hướng lực lượng lao động trong các phòng ban hoặc nhân khẩu học khác nhau.
Thương mại điện tử: Một mô-đun thương mại điện tử cho phép các nhà bán lẻ và thương hiệu quản lý mặt sau và mặt trước của các cửa hàng trực tuyến của họ. Họ có thể thay đổi giao diện trang web và thêm và cập nhật các trang sản phẩm bằng ứng dụng này.
Tự động hóa tiếp thị: Mô-đun này quản lý các nỗ lực tiếp thị trên tất cả các kênh kỹ thuật số – email, web, mạng xã hội – và cho phép các tổ chức tối ưu hóa và cá nhân hóa thông điệp của họ. Một công cụ tự động hóa tiếp thị có thể thúc đẩy khách hàng tiềm năng, doanh số bán hàng và lòng trung thành của khách hàng.
