Lời Mở Đầu: Hợp Đồng Không Phải Là Thủ Tục – Nó Là “Tấm Khiên” Bảo Vệ Website Và Tài Sản Số Của Doanh Nghiệp Bạn
“Tôi tưởng bên họ lo hết, ai ngờ lúc xảy ra sự cố thì không ai chịu trách nhiệm.”
“Họ không làm đúng cam kết, nhưng tôi không có gì để đối chiếu, hợp đồng ghi quá chung chung…”
Đây là những lời than phiền mà websitehcm.com nghe nhiều nhất từ các chủ doanh nghiệp sau khi trải nghiệm một dịch vụ chăm sóc website kém chuyên nghiệp. Và gần như tất cả các rủi ro đó đều đến từ một bản hợp đồng lỏng lẻo, thiếu chi tiết – hoặc tệ hơn là… không có hợp đồng rõ ràng.
Một hợp đồng dịch vụ website không chỉ là thủ tục hành chính – nó chính là “tấm khiên” pháp lý và kỹ thuật để bảo vệ bạn khi có sự cố, chậm trễ, hay tranh chấp xảy ra. Nhất là khi website ngày càng trở thành tài sản kinh doanh cốt lõi, thì mọi thứ liên quan đến vận hành – dữ liệu – bảo mật – quyền sở hữu phải được ràng buộc bằng văn bản rõ ràng.
Vậy hợp đồng đó cần phải có gì?
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một checklist thực chiến gồm 15+ hạng mục sống còn mà bất kỳ bản hợp đồng chăm sóc website nào cũng phải có. Mỗi hạng mục đều được giải thích lý do vì sao quan trọng và cách kiểm tra cụ thể trong hợp đồng. Bạn chỉ cần đối chiếu từng mục với hợp đồng bạn đang có hoặc sắp ký – để tránh những tổn thất không đáng có.
✅ Nếu bạn là chủ doanh nghiệp đang thuê đơn vị ngoài chăm sóc website, đây là checklist bạn bắt buộc phải đọc trước khi ký hợp đồng.
✅ Nếu bạn từng “bị hớ” vì hợp đồng mập mờ, hãy dùng danh sách này để đàm phán lại – vì quyền lợi của chính bạn.
Thông Tin Các Bên & Người Đại Diện
Tại sao quan trọng?
Một bản hợp đồng hợp lệ không thể thiếu phần xác định rõ ai ký – ai chịu trách nhiệm. Nếu xảy ra tranh chấp, đây sẽ là căn cứ pháp lý đầu tiên để xác định trách nhiệm và quyền lợi. Đặc biệt, với các hợp đồng dịch vụ chăm sóc website – nơi thường xuyên có yếu tố kỹ thuật và bảo mật – việc ghi sai tên công ty, đại diện pháp lý hoặc thiếu mã số thuế có thể khiến bạn mất khả năng đòi quyền lợi về sau.
Ví dụ thực tế: Website của bạn bị lỗi nghiêm trọng do bên dịch vụ, nhưng hợp đồng lại không ghi rõ người đại diện có đủ tư cách pháp lý. Lúc đó, rất khó để bạn khiếu nại theo quy định pháp luật.
Cần kiểm tra những gì?
✔️ Tên công ty đầy đủ: Đối chiếu với thông tin trên Cổng thông tin doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn).
✔️ Mã số thuế, địa chỉ trụ sở: Phải trùng khớp với giấy phép kinh doanh.
✔️ Người đại diện ký hợp đồng: Phải là người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền hợp lệ (nên đính kèm giấy ủy quyền nếu cần).
✔️ Thông tin bên bạn cũng phải đầy đủ và chính xác – vì nếu bạn khai sai, hợp đồng cũng có thể mất hiệu lực.
🛡️ Lưu ý từ websitehcm.com: Rất nhiều hợp đồng mẫu copy trên mạng không có mục thông tin pháp lý đầy đủ. Nếu bạn được gửi bản hợp đồng kiểu đó, hãy đề nghị bổ sung ngay – hoặc từ chối ký nếu không được làm rõ.
Chi Phí, Lịch Thanh Toán & Chi Phí Phát Sinh
Tại sao quan trọng?
Một trong những nguyên nhân gây tranh cãi nhiều nhất giữa doanh nghiệp và đơn vị chăm sóc website chính là “chi phí bất ngờ” – những khoản phát sinh không có trong thỏa thuận ban đầu. Khi hợp đồng không quy định cụ thể về giá, lịch thanh toán và giới hạn dịch vụ, bạn dễ rơi vào thế bị động và liên tục phải chi thêm mà không dám từ chối.
Website không phải là thứ “làm một lần rồi xong”, mà là hệ thống cần được duy trì và cập nhật liên tục. Nếu không làm rõ chi phí ngay từ đầu, bạn có thể đối mặt với những tình huống như:
- “Muốn chỉnh sửa thêm phần này, phải cộng thêm phí.”
- “Bạn hết hạn gói cơ bản rồi, muốn backup thì phải nâng cấp gói.”
- “Chi phí tăng vì tháng này truy cập cao hơn mức giới hạn.”
Cần kiểm tra những gì?
✔️ Đơn giá rõ ràng: Phân biệt chi phí cố định hàng tháng và chi phí theo yêu cầu phát sinh.
✔️ Đã bao gồm VAT hay chưa: Tránh bị tính thêm 10% không báo trước.
✔️ Lịch thanh toán cụ thể: Thanh toán đầu kỳ, cuối kỳ hay theo cột mốc nào? Có hình thức nhắc thanh toán và mức phạt trễ không?
✔️ Chi phí phát sinh được tính khi nào?: Cần có giới hạn rõ ràng. Ví dụ: “Phát sinh khi yêu cầu vượt quá 2 giờ làm việc/tháng” hoặc “Không bao gồm chi phí plugin trả phí từ bên thứ ba”.
✔️ Cam kết không tự ý phát sinh: Nếu có phát sinh, phải báo trước và được xác nhận bằng văn bản/email từ bên bạn.
💡 Mẹo từ websitehcm.com:
Đừng ngại đề nghị chia nhỏ thanh toán thành từng giai đoạn hoặc yêu cầu cam kết “không có chi phí ẩn”. Một đối tác minh bạch sẽ sẵn sàng đồng ý với yêu cầu này – thậm chí chủ động ghi rõ trong hợp đồng.
Thời Hạn Hợp Đồng & Điều Khoản Gia Hạn
Tại sao quan trọng?
Không ít doanh nghiệp “ngã ngửa” khi biết mình vẫn đang bị ràng buộc trong hợp đồng, dù đã gửi yêu cầu ngừng dịch vụ từ vài tuần trước. Lý do? Hợp đồng có điều khoản tự động gia hạn hoặc thiếu quy định rõ ràng về thời điểm chấm dứt.
Thời hạn hợp đồng tưởng chừng là chi tiết nhỏ, nhưng nếu không được làm rõ, bạn dễ rơi vào thế bị động:
- Không biết khi nào có thể thay đổi đơn vị dịch vụ.
- Bị kéo dài hợp tác không mong muốn mà vẫn phải thanh toán.
- Không có quy trình chính thức để bàn giao dữ liệu khi kết thúc hợp đồng.
Cần kiểm tra những gì?
✔️ Thời gian hợp tác cụ thể: Ví dụ: “12 tháng kể từ ngày ký”, hoặc “Từ 01/10/2025 đến 30/09/2026”.
✔️ Có tự động gia hạn không?: Nếu có, phải ghi rõ: “Gia hạn thêm 6 tháng nếu không có thông báo chấm dứt trước 30 ngày.”
✔️ Thời gian báo trước khi chấm dứt: Thông thường từ 15 – 30 ngày. Phải nêu rõ cách thông báo (bằng văn bản/email/biên bản).
✔️ Cam kết bàn giao sau khi kết thúc: Gồm toàn bộ tài khoản, nội dung, dữ liệu, mã nguồn (nếu có).
✔️ Phí chấm dứt sớm (nếu có): Một số đơn vị có phí chấm dứt hợp đồng trước thời hạn – cần xác minh kỹ.
🛡️ Lưu ý từ websitehcm.com:
Một đối tác làm ăn tử tế sẽ luôn chủ động nêu rõ thời hạn hợp tác và phương án kết thúc minh bạch. Tránh xa những hợp đồng kiểu “vô thời hạn – muốn nghỉ phải đàm phán lại” vì đó là cái bẫy khiến bạn mất tự do quản lý tài sản số của chính mình.
Quyền Sở Hữu Trí Tuệ (Intellectual Property – IP)
Tại sao quan trọng?
Bạn bỏ tiền ra thuê dịch vụ chăm sóc website – nhưng không đồng nghĩa bạn sở hữu toàn bộ nội dung, dữ liệu, mã nguồn hay hình ảnh được tạo ra.
Trừ khi điều đó được ghi rõ trong hợp đồng.
Rất nhiều doanh nghiệp rơi vào tình trạng:
- Muốn đổi đơn vị chăm sóc nhưng không được bàn giao nội dung.
- Website bị khóa, không thể truy cập quản trị.
- Tài khoản hosting, domain, plugin… đứng tên bên cung cấp chứ không phải bạn.
Tệ hơn, khi có tranh chấp, bạn không có bất kỳ cơ sở nào để chứng minh quyền sở hữu tài sản số thuộc về mình.
Cần kiểm tra những gì?
✔️ Ghi rõ bạn là chủ sở hữu duy nhất: Hợp đồng cần có câu tương tự:
“Bên A (Khách hàng) là chủ sở hữu toàn bộ tài sản kỹ thuật số được tạo ra trong quá trình cung cấp dịch vụ, bao gồm nhưng không giới hạn: nội dung, hình ảnh, mã nguồn, tài khoản, dữ liệu, báo cáo…”
✔️ Tài khoản đứng tên ai?: Hosting, domain, Google Analytics, Search Console… phải được tạo dưới quyền kiểm soát của bạn.
✔️ Quy định về việc bàn giao: Khi kết thúc hợp đồng, bên dịch vụ có trách nhiệm bàn giao toàn bộ dữ liệu/tài khoản đã tạo.
✔️ Không sử dụng tài sản của bạn cho bên khác: Nội dung được tạo riêng cho bạn không được tái sử dụng.
💡 Gợi ý từ websitehcm.com:
Hãy dành thời gian rà kỹ phần này. Nếu cần, hãy yêu cầu đính kèm phụ lục hợp đồng liệt kê rõ những tài sản sẽ được tạo và bạn là người sở hữu. Đừng để đến khi “chia tay” mới bắt đầu đi đòi… quyền của chính mình.
Bảo Mật Thông Tin (Confidentiality)
Tại sao quan trọng?
Website là nơi lưu trữ hàng loạt thông tin nhạy cảm:
– Cơ sở dữ liệu khách hàng, đơn hàng, báo giá, chiến lược marketing
– Mật khẩu truy cập hệ thống quản trị
– File thiết kế, nội dung độc quyền của doanh nghiệp bạn
Một khi thông tin này rơi vào tay đối thủ hoặc bị lộ ra ngoài, bạn không chỉ tổn thất tài chính – mà còn mất uy tín, niềm tin từ khách hàng và đối tác. Và đáng tiếc là:
Phần lớn các hợp đồng dịch vụ website đều viết rất qua loa hoặc… không có điều khoản bảo mật.
Cần kiểm tra những gì?
✔️ Cam kết không tiết lộ cho bên thứ ba: Hợp đồng phải nêu rõ: “Bên cung cấp dịch vụ cam kết không chia sẻ, tiết lộ hoặc sử dụng thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của khách hàng cho bất kỳ mục đích nào ngoài phạm vi hợp đồng.”
✔️ Thời hạn cam kết bảo mật: Không chỉ trong thời gian hợp tác – mà phải kéo dài ngay cả sau khi hợp đồng chấm dứt, thông thường là 6–12 tháng.
✔️ Phạm vi thông tin được bảo mật: Bao gồm dữ liệu hệ thống, chiến lược marketing, báo cáo hiệu suất, tài khoản truy cập, các tài liệu trao đổi nội bộ.
✔️ Hình thức xử lý khi vi phạm: Có thể đề xuất phạt hợp đồng hoặc đền bù thiệt hại nếu gây hậu quả nghiêm trọng.
🛡️ Lưu ý từ websitehcm.com:
Nhiều đơn vị ngoài kia vận hành theo kiểu “một người làm cho 5 – 7 khách”, nên khả năng tái sử dụng ý tưởng – nội dung – quy trình giữa các bên là rất cao nếu không có cam kết bảo mật.
Đừng ngại làm chặt từ đầu – bạn đang bảo vệ chính lợi thế cạnh tranh của mình.
Phạm Vi Công Việc Chi Tiết (Scope of Work)
Tại sao quan trọng?
Rất nhiều hợp đồng dịch vụ website chỉ ghi chung chung kiểu:
“Chăm sóc website định kỳ” hoặc “Hỗ trợ kỹ thuật khi cần thiết”.
Nhưng khi bạn yêu cầu cập nhật giao diện, viết bài blog hay chỉnh sửa banner, họ lại bảo: “Cái đó ngoài phạm vi gói này rồi anh ơi!”
Đây là lỗ hổng phổ biến nhất khiến doanh nghiệp mất kiểm soát chất lượng dịch vụ và bị tính thêm chi phí lặt vặt suốt cả năm. Muốn tránh tình trạng “bên kia nói một đằng, làm một nẻo”, bạn cần yêu cầu phạm vi công việc càng chi tiết càng tốt – và được liệt kê bằng văn bản.
Cần kiểm tra những gì?
✔️ Liệt kê rõ ràng từng hạng mục công việc: Ví dụ:
– Cập nhật nội dung trang chủ tuần/lần
– Viết 4 bài blog chuẩn SEO/tháng, tối thiểu 1000 chữ/bài
– Tối ưu tốc độ tải trang định kỳ mỗi tháng
– Backup dữ liệu hàng tuần
– Quét lỗi 404 và fix link hỏng 2 tuần/lần
✔️ Có phân biệt công việc “bao gồm” và “phát sinh”: Những yêu cầu ngoài phạm vi cần báo giá riêng? Có mức giá cụ thể không?
✔️ Chỉ rõ kênh tiếp nhận yêu cầu và thời gian xử lý: Hạn chế tình trạng “gửi yêu cầu qua Zalo nhưng không ai phản hồi”.
💡 Mẹo từ websitehcm.com:
Đừng chấp nhận những mô tả kiểu “Làm theo yêu cầu khách hàng” – vì không có gì để đối chiếu. Một bản hợp đồng chuyên nghiệp luôn có bảng mô tả phạm vi công việc đính kèm, càng cụ thể – càng bảo vệ bạn.
Quy Trình Làm Việc & Kênh Giao Tiếp
Tại sao quan trọng?
Hợp tác suôn sẻ hay “nghẽn tắc” phụ thuộc rất nhiều vào quy trình phối hợp và kênh giao tiếp rõ ràng ngay từ đầu.
Không ít doanh nghiệp rơi vào cảnh:
- Gửi yêu cầu qua Zalo, nhưng 3 ngày sau mới được phản hồi.
- Người tiếp nhận là nhân viên A, nhưng người thực hiện lại là nhân viên B không nắm đầu mối.
- Không biết gửi góp ý, yêu cầu cập nhật qua đâu mới “tới nơi tới chốn”.
Khi hợp đồng không nêu rõ quy trình làm việc, mọi yêu cầu trở thành… “lời nói gió bay”. Và hậu quả là:
- Trễ deadline, dở dang công việc
- Dồn việc sang tháng sau
- Mỗi lần muốn cập nhật lại phải giải thích từ đầu
Cần kiểm tra những gì?
✔️ Ai là người phụ trách chính?
Ghi rõ tên, email, số điện thoại người quản lý dự án phía nhà cung cấp (Account hoặc PM) – không phải “ai rảnh thì làm”.
✔️ Kênh giao tiếp chính thức là gì?
Zalo, Email, Trello, Notion, Base, hay hệ thống CRM riêng? Cần thống nhất để dễ theo dõi và kiểm soát tiến độ.
✔️ Quy trình tiếp nhận – xử lý – phản hồi yêu cầu
Có form gửi yêu cầu không? Xử lý trong bao lâu? Phân loại yêu cầu: gấp – bình thường – bảo trì định kỳ.
✔️ Thời gian làm việc – phản hồi – hỗ trợ kỹ thuật
Ví dụ: Hỗ trợ từ thứ 2 đến thứ 6, từ 9h–17h; Phản hồi email trong vòng 24h làm việc…
💬 Gợi ý từ websitehcm.com:
Nên yêu cầu bên dịch vụ đính kèm sơ đồ quy trình làm việc (hoặc checklist các bước xử lý yêu cầu) trong phụ lục hợp đồng. Không cần phức tạp – chỉ cần rõ ràng. Đó là cách để bạn tiết kiệm thời gian, công sức và tránh hiểu lầm không đáng có.
Quy Định Về Báo Cáo & Đo Lường Hiệu Quả (KPIs)
Tại sao quan trọng?
Bạn không thể quản lý thứ mình không đo lường được.
Với các dịch vụ chăm sóc website, nếu không có cơ chế báo cáo định kỳ và chỉ số KPIs rõ ràng, bạn sẽ không biết:
- Dịch vụ có đang hoạt động hiệu quả hay không?
- Những việc đã làm có thật sự mang lại kết quả?
- Có đang trả tiền cho những “công việc vô hình”?
Rất nhiều đơn vị chỉ chăm chăm thực hiện kỹ thuật, nhưng không có báo cáo cụ thể – khiến bạn hoàn toàn mù mờ về hiệu quả đầu tư. Điều đó cần được khắc phục ngay trong hợp đồng.
Cần kiểm tra những gì?
✔️ Tần suất báo cáo: Hàng tuần, 2 tuần/lần, hay hàng tháng? Nên được ghi cụ thể.
✔️ Hình thức báo cáo: File PDF, Google Sheet, Dashboard online? Có demo mẫu trước không?
✔️ Chỉ số nào cần đo lường?
– Traffic (lượng truy cập website)
– Uptime (thời gian hoạt động website)
– Tốc độ tải trang
– Số lỗi được xử lý trong kỳ
– Thứ hạng từ khóa (nếu có dịch vụ SEO đi kèm)
– Số nội dung được cập nhật/thêm mới
✔️ Báo cáo nên đi kèm đề xuất cải tiến: Không chỉ “báo cáo cho có” – mà phải nêu được vấn đề và giải pháp đề xuất.
✔️ Ai nhận báo cáo, gửi qua đâu?: Email, Google Drive, Base… phải thống nhất rõ.
📊 Gợi ý từ websitehcm.com:
Hãy yêu cầu 1 báo cáo mẫu trước khi ký hợp đồng để đánh giá năng lực phân tích của nhà cung cấp. Một đơn vị chuyên nghiệp sẽ không ngại chứng minh bằng số liệu.
Cam Kết Chất Lượng Dịch Vụ (SLA – Service Level Agreement)
Tại sao quan trọng?
Bạn không chỉ cần biết “họ làm gì” – mà cần biết “làm đến đâu là đạt”.
SLA (Service Level Agreement) là cam kết về chất lượng dịch vụ – một phần cực kỳ quan trọng nhưng thường bị lờ đi trong các hợp đồng dịch vụ website.
Nếu không có SLA, mọi thứ dễ rơi vào tranh cãi:
- “Tôi đã cập nhật rồi mà, có lỗi đâu?”
- “Bên tôi đâu cam kết phản hồi trong 1 tiếng?”
- “Tốc độ website như vậy là bình thường rồi.”
Không có chuẩn mực = Không có trách nhiệm rõ ràng.
Cần kiểm tra những gì?
✔️ Cam kết uptime (thời gian hoạt động liên tục của website): Thông thường từ 99% – 99.9%, nghĩa là website không được phép “down” quá vài giờ mỗi tháng.
✔️ Thời gian phản hồi yêu cầu: Ví dụ:
– Yêu cầu kỹ thuật: phản hồi trong 4h làm việc
– Sự cố nghiêm trọng (web sập): phản hồi trong 1h, xử lý trong vòng 3h
✔️ Thời gian xử lý yêu cầu thông thường:
– Cập nhật nội dung: trong vòng 1 – 2 ngày
– Sửa lỗi nhỏ: trong 24h
✔️ Cách xử lý khi SLA không được đảm bảo: Có đền bù, miễn phí tháng sau, hay giảm chi phí?
🛡️ Mẹo từ websitehcm.com:
Hãy đưa SLA thành phụ lục đính kèm hợp đồng để dễ theo dõi. Một đối tác chuyên nghiệp luôn sẵn sàng cam kết bằng chỉ số cụ thể – thay vì hứa hẹn chung chung.
Chính Sách Sao Lưu & Phục Hồi Dữ Liệu (Backup & Recovery)
Tại sao quan trọng?
Website có thể bị lỗi bất kỳ lúc nào:
– Cập nhật sai plugin gây crash giao diện
– Lỡ tay xóa nội dung quan trọng
– Bị tấn công từ hacker, malware, virus
Và kịch bản xấu nhất là: bạn mất toàn bộ dữ liệu và… không thể khôi phục.
Đó không còn là giả định – mà là sự cố đã xảy ra với rất nhiều doanh nghiệp.
Chính vì vậy, một bản hợp đồng chăm sóc website không thể thiếu chính sách sao lưu & phục hồi dữ liệu rõ ràng.
Cần kiểm tra những gì?
✔️ Tần suất sao lưu định kỳ:
– Hàng ngày, hàng tuần, hay mỗi khi cập nhật nội dung lớn?
– Website thay đổi thường xuyên thì nên backup ít nhất 1 lần/ngày.
✔️ Phân loại backup:
– Sao lưu toàn bộ (full backup: bao gồm cả mã nguồn, database, hình ảnh)
– Hay chỉ backup phần nội dung (bài viết, trang sản phẩm)?
✔️ Dữ liệu sao lưu được lưu ở đâu?
– Trên cùng server, server riêng, hay lưu trên cloud (Google Drive, AWS, Dropbox…)?
– Có nhiều bản backup trong vòng 7/14/30 ngày không?
✔️ Thời gian khôi phục khi có sự cố:
– Cam kết phục hồi lại website trong bao lâu?
– Có hỗ trợ ngoài giờ hành chính nếu web bị sập cuối tuần?
✔️ Quy trình kiểm tra tính toàn vẹn của bản backup:
– Có test định kỳ để đảm bảo file sao lưu không lỗi?
🛡️ Lưu ý từ websitehcm.com:
Rất nhiều đơn vị “hứa sẽ backup” nhưng khi có sự cố thì không tìm được bản nào dùng được. Đừng chấp nhận những lời hứa miệng – hãy yêu cầu ghi cụ thể tần suất – thời gian phục hồi – vị trí lưu trữ vào hợp đồng hoặc phụ lục.
Quy Trình Xử Lý Sự Cố & Khủng Hoảng
Tại sao quan trọng?
Không ai mong website gặp sự cố, nhưng sự cố luôn có thể xảy ra – từ lỗi lập trình, tấn công bảo mật, đến server bị quá tải. Và khi đó, điều bạn cần nhất là tốc độ phản ứng.
Nếu hợp đồng không có quy trình xử lý sự cố rõ ràng, bạn sẽ rơi vào trạng thái:
- Web bị sập nhưng không ai nghe máy
- Phải đợi đến “thứ 2 bên kỹ thuật đi làm lại”
- Không biết ai đang xử lý, tình trạng ra sao
- Và tệ nhất: mất hàng trăm khách hàng chỉ trong vài giờ downtime
Một quy trình ứng phó rõ ràng, minh bạch trong hợp đồng sẽ giúp bạn bảo vệ doanh thu, hình ảnh thương hiệu và sự ổn định dài hạn.
Cần kiểm tra những gì?
✔️ Xác định rõ loại sự cố nghiêm trọng: Ví dụ: website không truy cập được, lỗi thanh toán, lộ dữ liệu…
✔️ Thời gian phản hồi sự cố khẩn cấp:
– Cam kết trả lời trong vòng bao lâu? (Thường từ 30 phút – 1h)
– Có hỗ trợ 24/7 cho sự cố khẩn không?
✔️ Thời gian xử lý – khôi phục website:
– Mất bao lâu để đưa website hoạt động trở lại?
– Có giải pháp tạm thời nếu không xử lý được ngay?
✔️ Quy trình liên hệ khi khẩn cấp:
– Gọi qua hotline, nhắn qua Zalo hay hệ thống cảnh báo riêng?
– Có gửi thông báo qua email không? Có cấp quyền giám sát dashboard trực tiếp?
✔️ Phân cấp mức độ sự cố & hướng xử lý tương ứng:
– Sự cố nhỏ: phản hồi trong 24h
– Sự cố trung bình: phản hồi 4–8h
– Sự cố nghiêm trọng: phản hồi & xử lý trong 1–3h
🚨 Lưu ý từ websitehcm.com:
Bạn nên yêu cầu đính kèm “Quy trình xử lý sự cố khẩn” vào phụ lục hợp đồng. Đây là điểm phân biệt giữa dịch vụ chuyên nghiệp và dịch vụ rẻ tiền thiếu trách nhiệm
Trách Nhiệm Bảo Mật Website
Tại sao quan trọng?
Khi website bị hack, nhiễm mã độc hay rò rỉ thông tin người dùng, thiệt hại không chỉ là tiền bạc – mà còn là mất niềm tin khách hàng, sụt thứ hạng SEO, đóng băng đơn hàng và có thể dẫn đến khiếu nại pháp lý.
Nhưng bạn có bao giờ tự hỏi:
Ai chịu trách nhiệm bảo mật website của bạn?
Bên cung cấp dịch vụ có cam kết gì nếu lỗ hổng xuất phát từ họ?
Nếu hợp đồng không ghi rõ trách nhiệm bảo mật, bạn có thể lãnh hậu quả từ lỗi của người khác mà không được bồi thường gì.
Cần kiểm tra những gì?
✔️ Bên nào chịu trách nhiệm chính trong việc bảo mật hệ thống?
– Ghi rõ bên dịch vụ có trách nhiệm duy trì cập nhật, vá lỗi hệ thống định kỳ.
✔️ Cam kết cập nhật phần mềm & plugin định kỳ
– Ví dụ: “Cập nhật CMS (WordPress), plugin, giao diện mỗi 2 tuần.”
– Không để website chạy phiên bản lỗi thời tiềm ẩn rủi ro cao.
✔️ Theo dõi & cảnh báo tấn công/mã độc
– Có sử dụng công cụ theo dõi bảo mật (Firewall, Malware Scan, Brute Force Protection…)?
– Có thiết lập thông báo tự động khi website có dấu hiệu bị xâm nhập?
✔️ Cam kết xử lý nếu sự cố bảo mật do lỗi bên cung cấp
– Ghi rõ trách nhiệm sửa lỗi, phục hồi và hỗ trợ khách hàng bị ảnh hưởng (nếu có).
– Có chính sách bồi thường hoặc hỗ trợ chi phí khắc phục?
✔️ Quyền truy cập được kiểm soát chặt chẽ
– Ai có quyền truy cập vào admin website, hosting, database?
– Có chính sách thay đổi mật khẩu định kỳ hoặc khi thay nhân sự?
🔐 Gợi ý từ websitehcm.com:
Hãy xem website như tài sản doanh nghiệp và yêu cầu nhà cung cấp có chính sách bảo mật tương đương một hệ thống bán hàng online chuyên nghiệp. Không ai có thể cam kết “bảo mật 100%” – nhưng bạn có quyền yêu cầu rõ trách nhiệm và phương án phản ứng khi có rủi ro.
Giới Hạn Trách Nhiệm (Limitation of Liability)
Tại sao quan trọng?
Không ai muốn xảy ra sự cố, nhưng nếu điều đó xảy ra, bạn cần biết bên cung cấp dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm đến đâu.
“Giới hạn trách nhiệm” là một điều khoản thường bị lướt qua – nhưng lại là thứ khiến nhiều doanh nghiệp chịu thiệt nhất.
Hãy tưởng tượng:
- Website bạn bị lỗi do bên dịch vụ, gây mất đơn hàng suốt 3 ngày.
- Nhưng hợp đồng ghi: “Tổng mức bồi thường không vượt quá 1 tháng phí dịch vụ.”
=> Bạn mất 100 triệu, nhưng chỉ được đền… 3 triệu. Hợp pháp, vì bạn đã ký.
Cần kiểm tra những gì?
✔️ Có điều khoản giới hạn mức bồi thường không?
– Ví dụ: “Mức bồi thường tối đa không vượt quá 3 tháng phí dịch vụ.”
– Hoặc: “Không chịu trách nhiệm cho thiệt hại gián tiếp, thất thoát doanh thu…”
✔️ Có loại trừ trường hợp lỗi do cố ý/cẩu thả nghiêm trọng?
– Hãy yêu cầu ghi rõ: nếu lỗi do hành vi thiếu chuyên môn nghiêm trọng hoặc thiếu trách nhiệm, giới hạn bồi thường sẽ không được áp dụng.
✔️ Cam kết hỗ trợ xử lý hậu quả nếu lỗi do bên cung cấp
– Không chỉ dừng lại ở “bồi thường tài chính”, mà còn hỗ trợ phục hồi hệ thống, truyền thông giải thích với khách hàng (nếu sự cố gây ảnh hưởng nghiêm trọng).
✔️ Đối chiếu với mức độ rủi ro thực tế của doanh nghiệp bạn
– Nếu bạn kinh doanh thương mại điện tử, mỗi giờ downtime có thể mất hàng chục đơn hàng – hãy thương lượng mức trách nhiệm phù hợp.
📌 Gợi ý từ websitehcm.com:
Đừng ngại “làm khó” đối tác bằng câu hỏi:
“Trong trường hợp website bị lỗi nghiêm trọng do bên bạn, bạn sẽ xử lý ra sao?”
Một đơn vị uy tín sẽ không né tránh mà sẵn sàng đưa ra cam kết cụ thể – bằng văn bản.
Điều Khoản Chấm Dứt Hợp Đồng
Tại sao quan trọng?
Không ai bắt đầu hợp tác với ý định “sẽ chia tay sớm”. Nhưng thực tế cho thấy, hàng loạt doanh nghiệp phải trả giá đắt chỉ vì không có quyền chủ động chấm dứt hợp đồng đúng cách.
Một số trường hợp thường gặp:
- Dịch vụ kém nhưng không thể dừng vì hợp đồng ràng buộc quá chặt
- Dừng ngang thì bị cắt hosting, khóa quản trị, không bàn giao dữ liệu
- Không rõ quy trình chấm dứt, khiến hai bên mâu thuẫn – kéo dài tranh cãi
Điều khoản chấm dứt hợp đồng không chỉ là lối thoát khi cần thiết, mà còn là thước đo sự minh bạch và thiện chí của đối tác.
Cần kiểm tra những gì?
✔️ Các trường hợp được phép chấm dứt hợp đồng
– Bên dịch vụ không đảm bảo chất lượng như cam kết
– Một trong hai bên vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ hợp đồng
– Doanh nghiệp thay đổi chiến lược, cần dừng dịch vụ
✔️ Thời gian báo trước bao lâu?
– Thường là 15–30 ngày. Ghi rõ hình thức thông báo (email/văn bản)
✔️ Quy trình bàn giao khi chấm dứt
– Phải bàn giao toàn bộ: mã nguồn, dữ liệu, tài khoản quản trị, báo cáo
– Có quy định rõ ràng về thời hạn bàn giao và hỗ trợ sau kết thúc
✔️ Cam kết không làm gián đoạn hoạt động website trong quá trình chuyển giao
– Tránh tình trạng “chia tay là cắt server, web sập ngay trong đêm”
✔️ Chi phí phát sinh (nếu có)
– Ghi rõ các khoản chi phí nếu kết thúc trước thời hạn (nếu áp dụng)
🛡️ Lưu ý từ websitehcm.com:
Một đối tác chuyên nghiệp sẽ luôn đồng hành đến phút cuối cùng, kể cả khi bạn muốn dừng hợp tác. Nếu họ lảng tránh khi bạn hỏi về điều khoản chấm dứt, hãy cân nhắc lại.
Giải Quyết Tranh Chấp
Tại sao quan trọng?
Dù chuẩn bị kỹ đến đâu, vẫn có khả năng xảy ra bất đồng – từ việc chậm tiến độ, không đúng chất lượng, đến việc bên dịch vụ không chịu bàn giao khi chấm dứt hợp đồng.
Khi tranh chấp xảy ra, bạn cần biết mình sẽ được xử lý theo cách nào – và tại đâu.
Nếu hợp đồng không quy định rõ, bạn dễ rơi vào thế bị động hoặc tốn thời gian – chi phí giải quyết không cần thiết.
Cần kiểm tra những gì?
✔️ Thứ tự ưu tiên giải quyết tranh chấp
– Có ưu tiên thương lượng – hòa giải trước khi kiện tụng không?
– Có cho phép bên thứ ba độc lập (trọng tài thương mại) tham gia xử lý?
✔️ Tòa án/Trọng tài nơi thụ lý tranh chấp
– Ghi rõ địa điểm giải quyết: “Tòa án nhân dân tại TP.HCM” hoặc cơ quan tài phán cụ thể.
– Tránh những hợp đồng ghi mơ hồ kiểu: “Theo quy định pháp luật” mà không có địa chỉ rõ ràng.
✔️ Ngôn ngữ – văn bản sử dụng để xử lý tranh chấp
– Đặc biệt quan trọng nếu hợp đồng có yếu tố nước ngoài, hoặc đối tác là công ty đa quốc gia.
✔️ Chi phí và trách nhiệm liên quan nếu có tranh chấp
– Có quy định chia sẻ phí luật sư, phí trọng tài, hoặc ai chịu chi phí gì?
🛡️ Lưu ý từ websitehcm.com:
Hợp đồng càng rõ thì càng ít khi phải dùng đến điều khoản này. Nhưng một khi cần, đây là phần duy nhất giúp bạn bảo vệ mình hợp pháp. Đừng để “chuyện nhỏ thành chuyện lớn” chỉ vì thiếu một dòng ràng buộc.
Kết Luận: Một Hợp Đồng Tốt Là Nền Tảng Cho Một Mối Quan Hệ Tốt
Đừng ký hợp đồng chỉ để “có lệ”. Hãy ký để bảo vệ doanh nghiệp của bạn.
Rất nhiều chủ doanh nghiệp chỉ quan tâm đến bảng giá, dịch vụ và tốc độ triển khai – mà quên mất rằng:
Hợp đồng chính là “bản thiết kế pháp lý” giúp bạn an tâm vận hành website dài hạn, ổn định, minh bạch và không lo rủi ro.
Checklist trên không phải để làm khó nhà cung cấp.
Ngược lại – nó là cách để cả hai bên:
- Làm rõ trách nhiệm
- Giảm hiểu lầm
- Tăng tính chuyên nghiệp và gắn bó lâu dài
Một đối tác uy tín sẽ không ngần ngại chỉnh sửa hợp đồng theo yêu cầu hợp lý của bạn. Và nếu ai đó từ chối minh bạch ngay từ khâu hợp đồng – bạn đã có đủ lý do để cân nhắc lại.
✅ Gợi ý hành động từ websitehcm.com:
- Đối chiếu ngay checklist này với hợp đồng hiện tại bạn đang dùng
- Yêu cầu bổ sung các điều khoản còn thiếu hoặc mơ hồ
- Nếu cần, hãy liên hệ đội ngũ của chúng tôi để được tư vấn rà soát & điều chỉnh hợp đồng dịch vụ website đúng chuẩn – bảo vệ quyền lợi của bạn ngay từ đầu
👉 Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, hãy chia sẻ để giúp nhiều doanh nghiệp khác tránh rủi ro không đáng có.
👉 Và nếu bạn đang cần một đối tác vừa kỹ thuật, vừa minh bạch trong pháp lý, hãy bắt đầu với dịch vụ chăm sóc website toàn diện của websitehcm.com.
Đoàn Trình Dục là Giảng viên Khoa Công nghệ Thông tin tại Đại học Công nghệ Sài Gòn (STU), với hơn 10 năm kinh nghiệm thực chiến trong các lĩnh vực Mạng máy tính, Marketing Online, SEO và Bảo mật hệ thống.
Với nền tảng sư phạm và kinh nghiệm tư vấn cho nhiều doanh nghiệp, thầy chuyên sâu vào việc xây dựng các giải pháp kỹ thuật số toàn diện và hiệu quả.