Cách tạo và quản lý tài liệu gia đình kỹ thuật số
Cách tốt nhất để quét, lưu và sắp xếp các tài liệu quan trọng của gia đình, chẳng hạn như giấy khai sinh, hộ chiếu và chức danh tài sản là gì?
Trong trường hợp khẩn cấp, điều cuối cùng bạn muốn làm là tìm kiếm các thủ tục giấy tờ. Điều này cũng có thể được nói trong những thời điểm căng thẳng cao độ hoặc đau buồn. Lý tưởng nhất là tất cả các tài liệu quan trọng mà bạn có thể cần sẽ dễ tìm và dễ truy cập. Làm thế nào để bạn làm điều đó?
Cách tốt nhất để đặt các tài liệu quan trọng trong tầm tay của bạn là không cần giấy tờ bằng cách số hóa chúng và sau đó lưu các tệp điện tử đó vào một nơi mà bạn có thể lấy chúng từ máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh. Trong nhiều trường hợp, bạn cũng nên lưu bản sao vật lý của giấy tờ, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn cũng không thể tạo bản sao kỹ thuật số. Có rất nhiều lợi thế để làm như vậy.
Đầu tiên, bạn kết thúc với một bản sao lưu, điều này cực kỳ hữu ích nếu có điều gì đó xảy ra với bản gốc. Thứ hai, bạn có thể lấy tài liệu bất cứ lúc nào và bất kỳ nơi nào miễn là bạn có kết nối internet an toàn. Thứ ba, khi thông tin được số hóa, bạn có thể tìm kiếm nó bằng các từ khóa chứ không phải lội qua đống giấy. Cuối cùng, việc chia sẻ tệp điện tử với luật sư, cố vấn tài chính hoặc thành viên gia đình có nhu cầu sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc gửi fax hoặc phô tô.
Bạn có thể muốn số hóa một số tài liệu gia đình quan trọng nào? Cách tốt nhất để quét và lưu trữ chúng sao cho chúng an toàn, dễ tìm và luôn sẵn sàng khi bạn cần?
Các bài viết liên quan:
Ví dụ về tài liệu để số hóa
Bạn không cần phải số hóa mọi thứ. Mặc dù có thể có một số giá trị tiềm năng trong việc tiết kiệm mọi hóa đơn điện nước hoặc mọi bảng sao kê thẻ tín dụng, nhưng khả năng bạn cần chúng và không thể truy cập chúng từ tài khoản ngân hàng trực tuyến hoặc nhà cung cấp dịch vụ tiện ích là gì?
Thay vào đó, hãy tập trung vào các tài liệu mà bạn có thể sẽ phải tham khảo tại một số thời điểm (chẳng hạn như tờ khai thuế) hoặc những tài liệu mà bạn thực sự sẽ có lợi khi có một bản sao lưu. Một số ví dụ:
- Các giấy tờ liên quan đến những thay đổi lớn trong cuộc sống: giấy khai sinh; giấy nhận con nuôi; giấy chứng nhận kết hôn, ly hôn, chung sống; giấy chứng nhận nhập cư và biểu mẫu
- Hộ chiếu, giấy phép lái xe và thẻ căn cước
- Báo cáo sức khỏe, bao gồm hồ sơ vắc xin và tiêm chủng
- Bảng điểm giáo dục chính thức và giấy chứng nhận tốt nghiệp
- Chức danh và chứng từ đối với tài sản
- Hợp đồng cho thuê và cho vay
- Hoàn thuế
Ảnh gia đình cũng có thể được lưu ý, nhưng chúng yêu cầu một quy trình hoàn toàn khác để quét và lưu. Với tài liệu, bạn không cần hình ảnh có độ phân giải cao, nhưng với ảnh thì bạn cần. Ngoài ra, với ảnh, bạn phải tính đến màu sắc, tông màu nâu đỏ hoặc thang độ xám, đây thường không phải là vấn đề với các tài liệu tiêu chuẩn.
Nếu bạn có các tài liệu lịch sử về gia đình giống với ảnh gia đình hơn, có lẽ vì chúng là đồ cổ hoặc có giá trị tình cảm, thì có lẽ bạn nên xử lý chúng giống với ảnh hơn. Đối với bất kỳ tài liệu nào cực kỳ tinh vi hoặc có giá trị cao, hãy cân nhắc liên hệ với nhân viên lưu trữ để được trợ giúp hoặc đọc một số mẹo.
Cách số hóa các tài liệu quan trọng
Đầu tiên chúng ta hãy xem cách quét tài liệu và biến nó thành tệp điện tử.
Bạn không cần máy quét trên mặt bàn để có được kết quả trông chuyên nghiệp. Tất cả những gì bạn cần là một chiếc điện thoại thông minh có ứng dụng quét trên thiết bị di động, bề mặt có độ tương phản cao (tức là nếu giấy của bạn là màu trắng, bề mặt phải tối) và ánh sáng tốt.
Để quét tài liệu:
- Đặt giấy trên bề mặt có độ tương phản cao. Đảm bảo rằng bạn có đủ ánh sáng. Ở gần cửa sổ vào ban ngày sẽ giúp ích rất nhiều.
- Đặt tài liệu bằng phẳng. Hầu hết các ứng dụng quét đều sửa được các khuyết điểm nhỏ, chẳng hạn như các nếp nhăn và các góc bị hếch, nhưng nếu bạn có thể làm cho tài liệu nằm phẳng thì đó là điều lý tưởng.
- Khởi chạy ứng dụng quét và đặt điện thoại của bạn song song với tài liệu. Hầu hết các ứng dụng quét đều có tính năng tự động phát hiện cạnh, miễn là bạn nỗ lực hợp lý để đóng khung trang trong các hướng dẫn trên màn hình.
- Hầu hết các ứng dụng đều quét trang tự động, nhưng trong một số trường hợp, bạn có thể phải nhấn để hoàn tất quá trình quét. Sau đó, ứng dụng sẽ nhắc bạn lặp lại quá trình nếu bạn muốn thêm nhiều trang vào cùng một tệp.
Nhiều ứng dụng quét tuyệt vời miễn phí hoặc cung cấp một cấp dịch vụ miễn phí. ABBYY FineScanner và Microsoft Office Lens là hai ví dụ tuyệt vời. Trong các ứng dụng ghi chú và lưu trữ đám mây (mà bạn có thể đã có), tính năng quét tài liệu được bao gồm. Điều đó đúng với ứng dụng di động Dropbox và ứng dụng di động Evernote.
Ví dụ: nếu bạn muốn khả năng chỉnh sửa tài liệu bạn quét để biến một tờ giấy thành tài liệu Microsoft Word, thì bạn cần một ứng dụng quét bao gồm OCR và chuyển đổi thành văn bản có thể chỉnh sửa.
Nơi lưu trữ tài liệu một cách an toàn
Bạn đã sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây hoặc dịch vụ đồng bộ hóa tệp, chẳng hạn như Google Drive hoặc Microsoft OneDrive, để lưu trữ và sao lưu các tệp quan trọng chưa? Sau đó, việc sử dụng cùng một dịch vụ để lưu trữ các tài liệu gia đình của bạn có lẽ rất hợp lý.
Không thiếu các giải pháp lưu trữ đám mây. Tất cả các tùy chọn được đề cập cho đến nay — Dropbox, Evernote, Google Drive, OneDrive — đều là những lựa chọn hoàn toàn tốt. Quan trọng nhất, bởi vì chúng rất phổ biến, các ứng dụng quét thường cung cấp cho bạn tùy chọn để xuất trực tiếp các tài liệu số hóa của bạn sang chúng; hoặc họ cung cấp chức năng quét tích hợp của riêng họ.
Dù bạn chọn dịch vụ nào, hãy đảm bảo rằng dịch vụ đó mã hóa dữ liệu của bạn và đảm bảo rằng bạn sử dụng mật khẩu dài và duy nhất cho tài khoản. Một trình quản lý mật khẩu là người bạn tốt nhất của bạn trong vấn đề này.
Cách sắp xếp tài liệu gia đình kỹ thuật số
Tùy thuộc vào mức độ tài liệu của gia đình bạn, bạn có thể tạo một loạt các thư mục và thư mục con trong dịch vụ lưu trữ của mình để sắp xếp chúng. Tuy nhiên, nó có thể tốn nhiều thời gian và mọi người thường bắt đầu đi theo một con đường để sắp xếp và tổ chức trước khi nhận ra rằng nó sẽ không hoạt động giữa chừng.
Vì vậy, một cách nhanh chóng và dễ dàng để làm điều đó là theo năm. Bắt đầu bằng cách tạo 10 thư mục và đặt tên cho chúng trong 10 năm qua. Ví dụ: bạn sẽ có các thư mục có tên là 2020, 2019, 2018, v.v. Sau khi bạn đạt 11 tuổi trở lại, hãy thêm “và cũ hơn” (hoặc một cái gì đó tương tự) vào tên thư mục. Nói cách khác, thư mục cũ nhất của bạn sẽ được gọi là “2010 trở lên”.
Bây giờ bạn có thể sắp xếp các giấy tờ kỹ thuật số vào một thư mục và biết đại khái chúng ở đâu. Đối với chứng minh nhân dân sử dụng năm cấp. Đối với bảng điểm, sử dụng năm cuối cùng tham gia học tại trường. Nếu bạn có quá nhiều tệp trong bất kỳ thư mục nào, chỉ cần tạo một thư mục con theo chủ đề, chẳng hạn như “Tài liệu thuế năm 2020” hoặc “Hồ sơ y tế năm 2019”.
Còn về tên của các tập tin? Tôi thấy việc đặt tên hay cho tệp khi tôi quét lần đầu tiên là rất hợp lý, thường là vì tôi đang quét tài liệu là có lý do. Nếu bác sĩ yêu cầu tôi nộp bản sao hồ sơ tiêm chủng, tôi phải cung cấp tên rõ ràng cho hồ sơ đó trước khi nộp.
Nếu bạn đang quét một lượng lớn tài liệu cùng một lúc, hãy tập trung vào việc đưa chúng vào đúng thư mục theo năm và chắc chắn tạo các thư mục con để giúp bạn hiểu những gì bạn có. Bằng cách đó, bạn không phải mất quá nhiều thời gian cho việc đổi tên tệp mà tài liệu của bạn vẫn đảm bảo trật tự hợp lý khi bạn cần tìm thứ gì đó.
Hãy ghi nhớ mục đích của bạn
Luôn ghi nhớ mục đích số hóa tài liệu của bạn. Đối với những tài liệu rất quan trọng, mục đích có thể là để có một bản sao dự phòng, phòng khi có điều gì đó xảy ra với các tài liệu gốc. Đối với các loại giấy tờ khác, mục đích có thể là làm cho tệp dễ dàng truy cập vào lần sau khi bạn phải gửi chúng cho người khác. Hãy ghi nhớ mục đích của bạn để hướng dẫn bạn cách đặt tên và sắp xếp các tệp nói riêng. Miễn là bạn ghi nhớ điều đó, bạn có thể giải quyết dự án này một cách dễ dàng và kết thúc với kết quả tuyệt vời.
